Transkrypcja odcinka

Jest o czym mówić, bo przecież stawianie celów to jedna z podstawowych i najistotniejszych rzeczy w zarządzaniu, a wcale nie jest taka łatwa.

Jeszcze większym wyzwaniem jest skuteczność realizacji postawionych celów,

warto więc nauczyć się, jak wyznaczać cele i jak robić to dobrze, żeby je również odpowiednio realizować.

No ale od początku, czym są OKR-y?

OKR-y to nic innego, jak sposób na zarządzanie przez cele. Samo zarządzanie przez cele, Management by Objectives, jest już pewnym zdefiniowanym system pracy. OKR-y stanowią jego nieco prostszą wersję, ale założenie jest w zasadzie takie samo.

Chodzi o to, żeby każdy pracownik w organizacji, poprzez swoją pracę i osiąganie swoich własnych celów, wspierał realizację celów strategicznych firmy.

Zaczynamy od wyznaczania OKR-ów firmowych, potem każdy z menadżerów poszczególnych działów wyznacza swoje OKR-y, których efekt będzie wpływał na realizację celów firmowych. Mając OKR-y zespołowe możemy zejść jeszcze niżej i wyznaczyć cele indywidualne dla każdego z pracowników.

Tę metodę stosują takie firmy, jak Google, Booking.com, Allegro czy OLX, my w firmie AirHelp wdrożyliśmy OKR-y kilka lat temu i zdecydowanie ten system nam się sprawdza.

Jak już wspomniałam, OKR to skrót od Objectives Key Results, gdzie „O” to cel do zrealizowania, a „KR” to kluczowe rezultaty, które są miarami naszego sukcesu, czyli potwierdzeniem tego, czy nasz cel został osiągnięty, czy został zrealizowany. Bardzo ważne jest to, żeby nasz cel był jakościowy, nie jest więc wymierny i jest to pewnego rodzaju stan albo zmiana, którą chcemy osiągnąć.

Takim przykładem celu może być na przykład bycie liderem na rynku europejskim czy światowym.

Kluczowe rezultaty natomiast, w przeciwieństwie do celu, który jest jakościowy, to wskaźniki ilościowe pokazujące, czy i w jakim stopniu nasz cel został osiągnięty. Co równie istotne, OKR-y to nie tylko cele, to również sposób na ustalanie priorytetów i o tym trochę więcej powiem później.

Jednym z częstszym błędów popełnianych przy określaniu OKR-ów, jest mylenie kluczowych rezultatów z zadaniami i z tym spotykam się najczęściej, pracując nad OKR-ami z firmami.

Również w moim zespole na początku to było coś, co musieliśmy odpowiednio przepracować. Dzieje się tak dlatego, że jest to pewna zmiana w sposobie naszej pracy. OKR-y same w sobie są czymś nowym i po prostu musimy do nich przywyknąć, musimy przywyknąć do sposobu ich wyznaczania, w zasadzie nauczyć się go, no i też przywyknąć do pewnych zasad z nimi związanych.

Poza tym my przecież uwielbiamy planować, dlatego łatwiej nam jest przygotować listę działań, niż określić cel, czyli tak naprawdę wyobrazić sobie, jak to ma być w przyszłości.

W przypadku planowania działań musimy jednak zdawać sobie sprawę z tego, że nie zawsze to, co planujemy zrobić, spowoduje, że osiągniemy zamierzony cel.

I co wtedy? Wtedy musimy oczywiście przemyśleć, co jeszcze możemy zrobić, żeby swój cel osiągnąć, tak więc sama realizacja zadań. Czyli to, że ja dane zadanie wykonam, nie jest żadnym moim sukcesem, jeśli mój cel, czy kluczowy rezultat, nie zostanie osiągnięty.

Podsumowując, zadania są oczywiście nieodłącznym elementem realizacji OKR-ów, nie stanowią one natomiast ani celu, ani kluczowych rezultatów. Tak dla utrwalenia, cel to określenie tego, co chcemy zrobić, kluczowe rezultaty to miara naszego sukcesu, mówiąca o tym, jak chcemy osiągnąć nasz cel, a zadanie to wszystko to, co zamierzamy zrobić, jakie działania zamierzamy podjąć, żeby nasz cel zrealizować.

Idąc dalej, możemy zapytać, po co mi tak naprawdę te OKR-y, skoro wyznaczam cele, tyle że w trochę inny sposób? Po co to zmieniać? No więc na pewno każda zmiana, którą decydujemy się wprowadzić w swojej firmie, również ta wiążąca się ze sposobem określania, i co ważne, również realizacji celów, powinna wnosić pewną wartość i na pewno wiązać się z realnymi czy widocznymi korzyściami, tym bardziej że zmiana wymaga naszego zaangażowania. Wdrażanie OKR-ów niewątpliwie tego zaangażowania wymaga. Co więcej, powiedziałabym, że wymaga również wytrwałości i cierpliwości.

OKR-y na pierwszy rzut oka wydają się być proste, ale w pewnym momencie mogą pojawić się schody i schody te pojawiają się, gdy próbujemy wprowadzić OKR-y w życie, a w zasadzie już, gdy zaczynamy je tworzyć, a tymi schodami zazwyczaj na początku jest opór ludzi, bo z zasady nie lubimy zmian. Jak temu zaradzić?

Kluczowa jest odpowiednia komunikacja i edukacja, czyli wytłumaczenie zespołowi tego, dlaczego chcemy wprowadzić OKR-y i co przez to chcemy osiągnąć.

Musimy, to jest w zasadzie nasz obowiązek, przekonać swoich współpracowników do tego pomysłu, zyskać takie ich „by in”, żeby w pełni zaangażowani mogli z nami te OKR-y tworzyć, ale potem również realizować.

No ale właśnie, co chcemy osiągnąć przez wprowadzenie OKR-ów?

Firmy decydują się na wprowadzenie OKR-ów przede wszystkim po to, żeby poprawić skuteczność realizacji swoich planów.

Jak wspomniałam już o tym na początku, bardzo często jest to największe wyzwanie wielu firm i wpływa na to bardzo wiele czynników, między innymi proces komunikacji i obiegu informacji, które, swoją drogą, stanowi również jedno z większych wyzwań rosnących organizacji.

Zdarza się, że wiele osób, nawet menadżerów, nie potrafi nazwać celów swojej organizacji, pracownicy nie do końca wiedzą, co jest ważne dla firmy, a co za tym idzie, nie przyczyniają się do efektywnego realizowania celów.

OKR-y są w stanie ten problem odpowiednio zaadresować. Inną ważną korzyścią, wynikającą ze stosowania OKR-ów, jest zwiększenie współpracy między działami. Tutaj najważniejsze jest to, że OKR-y są tworzone wspólnie, przez firmę i zespoły ludzi, którzy tworzą tę firmę. Nie są one narzucane odgórnie, tylko powstają w wyniku dialogu. To zdecydowanie wpływa na zwiększenie zaangażowania ludzi w ich realizację.

Często w naszych organizacjach zdarza się, że każdy z zespołów w firmie jest skupiony wyłącznie na swoich własnych celach, zamiast działać wspólnie z innymi, w celu realizacji celów strategicznych, tych najważniejszych. Również często bez wsparcia kolegów z innych działów, nasze cele stają się mało realne do osiągnięcia. W takim przypadku tworzą się tak zwane silosy, czyli takie zamknięte i nie komunikujące się ze sobą twory, działy, zespoły. Ta sytuacja sprzyja nie tylko braku informacji na temat tego, co dzieje się w pozostałej części firmy, ale czasem ludzie w różnych działach mają wręcz sprzeczne priorytety.

W przypadku OKR-ów,  po pierwsze, i najważniejsze, są one tworzone wspólnie, zespoły współpracują ze sobą i z kierownictwem, wspólnie omawiają plany, odpowiedzialności. W ten sposób każdy wie, co kto planuje osiągnąć, tak więc cele wszystkich zespołów są jawne, co jest bardzo ważne, i dostępne dla każdego. Taka wspólna praca pozwala też na wzajemne challengowanie się.

Czasem będąc trochę z boku, mając inny punkt widzenia, inne doświadczenia, można dostrzec to, co jest nierealne albo bardzo trudne do osiągnięcia i w ten sposób minimalizujemy ryzyko nie osiągnięcia niektórych celów.

Okej, mamy poprawę skuteczności realizowanych planów, zwiększenie współpracy między zespołami, ale co jeszcze? Jeśli problemem jest brak zrozumienia, a nawet wiedzy na temat strategii, to OKR-y również są w stanie ten problem rozwiązać i tutaj właśnie jasna komunikacja i tak zwany „język celów”, który w przypadku OKR-ów jest prosty i zwięzły, a więc i zrozumiały dla każdego. Sama forma przedstawiania OKR-ów też jest łatwo przyswajalna, co sprzyja temu zrozumieniu. To wszystko na pewno wpływa na to, że zespół dobrze rozumie to, co i dlaczego jest dla nas najważniejsze.

A może problemem jest duża liczba celów, a za mało zasobów do zrealizowania? Bardzo często stajemy przed takim problemem. Co więcej, jest to jeden z problemów „nice to have”, pod warunkiem, że jesteśmy w stanie odpowiednio priorytetyzować swoje pomysłu. Tutaj polecam odcinek 11 naszego podcastu, który mówi o tym, jak ogarnąć 100, czy nawet więcej pomysłów.

Wracając do OKR-ów, wybór odpowiednich priorytetów jest jedną z wielu zalet, czy też efektów pracy na OKR-ach, i choć wszyscy jesteśmy świadomi, że rezygnacja z wielu rzeczy, które często i tak nie byłyby robione, nie jest łatwa, ale nie ma innego sposobu, żeby nauczyć się określać wartość każdej z inicjatyw i trochę też porzucić myślenie, że wszystko jest ważne, że wszystko musi być zrobione, najlepiej teraz, zaraz.

Jak mamy już określone cele i priorytety, to czasami zdarza się nam o nich zapominać i plusem OKR-ów jest również to, że tworząc je zakładamy ich systematyczne monitorowanie, a także aktualizację. Monitorowanie jest bardzo ważne, nawet, powiedziałabym, kluczowe, bo pozwala nam uzyskać wiedzę na temat aktualnej sytuacji i postępu naszych celów.

Dzięki temu możemy na przykład w porę zareagować, jeśli widzimy, że coś idzie nie tak, że coś idzie inaczej, niż zakładaliśmy. Tutaj bardzo ważne jest oczywiście mierzenie oczekiwanych rezultatów i poleganie na danych. Zdarzy się, że czegoś do tej pory nie mierzyliśmy i tutaj kolejna zaletą OKR-ów jest to, że jesteśmy w stanie aktualizować, czyli ustalamy coś na początek, nawet jeśli nie mamy twardych danych, gromadzimy odpowiednie dane, liczby, zaczynamy te wartości mierzyć, analizujemy je i dopiero wtedy podejmujemy decyzję, czy to, co założyliśmy na początku jest okej, a może jest za mało ambitne, a OKR-y powinny być ambitne, i wtedy, mając taką wiedzę, możemy nasz OKR zaktualizować. Zazwyczaj robimy to raz na kwartał, natomiast postęp monitorujemy w zasadzie stale i dobrze jest też o nim rozmawiać i dzielić się wynikami, na przykład raz na dwa tygodnie.

Jak widzicie, korzyści jest dość sporo i warto zastanowić się, jaki problem moglibyście wy rozwiązać w swoich organizacjach, wprowadzając OKR-y.

Ktoś mógłby zapytać, okej, ale czy moja organizacja jest już gotowa na takie zmiany, na wprowadzenie OKR-ów? Ja w ciemno mogę odpowiedzieć, że tak.

OKR-y nie są w stanie zaszkodzić, a korzyści, wynikające z ich wdrożenia, zapewne przewyższą wasze oczekiwania. Warto natomiast być świadomym tego, że jest to proces, że efektów nie zobaczymy za dwa dni, że wdrożenie OKR-ów wymaga od nas zaangażowania i cierpliwości, ale to zdecydowanie jest tego warte.

OKR-y nie są jedynym podejściem do tematu zarządzania celami, są natomiast chyba najbardziej przejrzystą, zrozumiałą i obecnie najpopularniejszą z metod.

Jest to naprawdę skuteczny system, który, po pierwsze, i najważniejsze, angażuje naszych pracowników, na czym zdecydowanie powinno nam zależeć, i który wpływa na to, że każdy w firmie wie, dlaczego tu pracuje, co ma robić, jaką wartość wniesie ich praca w realizację celów firmy, a to z kolei zwiększa zaangażowanie pracowników, zwiększa motywację do pracy, no i też ułatwia zarządzanie nie tylko działaniami, ale także pracownikami. Tyle na dziś.

Oczywiście o samych OKR-ach, korzyściach, błędach popełnianych przy ich wprowadzaniu, a także o samych krokach wrażania tej metody, można by mówić o wiele więcej. Jeśli chcielibyście zgłębić temat, zachęcam do dyskusji, bądź też kontaktu z nami na saunagrow.com. Dziękuję i do usłyszenia.

Kliknij w obrazek, aby posłuchać lub nagrać komentarz głosowy