Nie przegap kolejnych odcinków. Zostaw email lub słuchaj na Spotify / Apple Podcast

Transkrypcja odcinka

Spotkania 1:1 – czym są, jak je prowadzić i właściwie po co?

Dlaczego i w jaki sposób, jako managerowie powinniśmy rozmawiać z pracownikami? Posłuchaj tego odcinka aby poznać sekrety budowania motywacji i zwiększania efektywności pracowników przez właściwe zbudowanie relacji na linii manager-podwładny.

Natalia Laskowska opowiada o tym na co zwrócić uwagę przy spotkaniach jeden na jeden, czemu one tak naprawdę służą. Czy na pewno robisz to właściwie?

Kliknij w obrazek, aby posłuchać lub nagrać komentarz głosowy

Cześć!

Czy zastanawiacie się czasami na czym nam – managerom powinno zależeć najbardziej?

Ja, myśląc o temacie tego podcastu trochę rozmyślałam, trochę też popytałam o opinie innych managerów. I większość opinii sprowadza się do jednego –

zależy nam na osiąganiu konkretnych wyników pracy, realizowaniu celów, rozwoju naszej organizacji.

Oczywiście tak jest, wszyscy do tego dążymy. Czasem jednak nie zdajemy sobie sprawy z tego jak bardzo ważna jest ścieżka do osiągnięcia tego wszystkiego, to w jaki sposób my tam dojdziemy i co się musi zadziać, żeby faktycznie nasze plany zostały zrealizowane. 

A kiedy są realizowane cele?

Wtedy, kiedy nasi pracownicy dobrze wykonują swoje obowiązki, kiedy osiągają zamierzone cele, kiedy spełniają nasze oczekiwania.

A żeby to mogło się zadziać, nasi pracownicy muszą być odpowiednio zmotywowani i zaangażowani w to co robią. W końcu –  dobrze zmotywowany zespół zapewnia efektywność i rozwój naszej organizacji. 

Zatem na czym mi jako managerowi powinno zależeć najbardziej?

Na tym, żeby moi pracownicy byli zadowoleni, zmotywowani i zaangażowani w to co robią, żebym była w stanie w pełni wykorzystać ich potencjał, rozwijać ich i żeby oni chcieli ze mną zostać jak najdłużej.

To z czego musimy zdawać sobie sprawę, to fakt, że to wszystko w dużej mierze zależy ode mnie –  jako managera – to jakim człowiekiem jestem, jaki przykład daję. Mówi się “lead by example” i to jest postawa, od której powinniśmy zacząć.

Kiedyś natknęłam się na badania, z których dwie liczby zapadły mi w pamięci.  Jedna mówiła o tym, że 50% ankietowanych, w danym badaniu, w którymś momencie swojej kariery odeszło z pracy z powodu bezpośredniego menedżera. Nawet często mówi się, że przychodzi się do firmy, odchodzi się od szefa, co jest dość przykre i nie powinno się zdarzać. 

Inne badanie mówi, że menedżer ma wpływ na aż 70% zaangażowania pracownika. Można więc powiedzieć, że my jako przełożeni pełnimy kluczową rolę w budowaniu zadowolenia z pracy. 

Dlaczego więc ludzie odchodzą, skoro każdy z nas na pewno stara się być najlepszą wersją managera?

Bo często zdarza się, że nie zdążymy zauważyć kiedy poziom zadowolenia u naszych pracowników zaczyna spadać. Nie zauważamy, bo nie komunikujemy się w odpowiedni sposób, nie znamy naszych pracowników dość dobrze. Bardzo często nie wiemy z kim współpracujemy, nie znamy potencjału naszych pracowników.

Najprostszym i najskuteczniejszym sposobem na zaadresowanie tego problemu, ale i wielu innych, jest regularna rozmowa z pracownikiem, którą zapewnią spotkania 1:1.

Takie systematyczne spotkania i rozmowa są tak naprawdę najważniejszym narzędziem do zarządzania dla managera. O ile są one przeprowadzane w odpowiedni sposób…

Bo rozmowy same w sobie nie zawsze pełnią funkcję odpowiednio prowadzonych spotkań 1:1

Czym więc są rozmowy 1:1 i jak je przeprowadzać?

Regularne spotkania 1:1 to przede wszystkim okazja do budowania relacji pomiędzy managerem, a pracownikiem.

Dla Nas, managerów, jest to czas na poznanie naszych pracowników, ich zainteresowań, wartości, osobowości, motywacji!

No właśnie! Motywacja! Każdy z nas jest inny, każdego motywuje co innego. Nie ma jednego uniwersalnego przepisu na motywację wszystkich, bo na motywację człowieka wpływ ma zarówno osobowość, umiejętności, jak i zainteresowania.

Jak więc mogę być w stanie odpowiednio motywować ludzi, których nie znam? Stąd ta potrzeba poznawania się nawzajem i tworzenia tej relacji z pracownikami poprzez regularną i szczerą rozmowę.

Spotkania 1:1 to okazja do przekazania i otrzymania informacji zwrotnej. Kiedy ostatnio pytaliście swój zespół o opinię odnośnie Waszej pracy? 

Jak mówią eksperci – prawdziwy lider to taki, który zasięga opinii sowich pracowników o tym jakim jest managerem.

Tyle że mało kto tak robi, a jest to ogromny błąd. Jeśli zazwyczaj nie macie okazji do zadawania takich pytań, spotkanie 1:1 to dobry moment na uzyskanie wartościowych opinii na swój temat.

Może pytanie wprost “Co sądzisz o mojej pracy?” nie jest najlepszym pomysłem, w końcu nikt nie chce podpaść szefowi.

Ale pytanie o to, w jaki sposób możesz wspierać pracownika lub jakie działania możesz podjąć, żeby zespół był bardziej efektywny – to ogromna wartość dla Nas, managerów i skarbnica wiedzy. 

Idąc dalej… Każdy z nas chciałby zatrzymać najlepszych w swoim zespole. W dzisiejszych czasach, możliwość rozwoju jest czymś, na czym pracownikom bardzo zależy. I podczas takich spotkań, możemy dowiedzieć się tego, jakie aspiracje zawodowe posiada nasz pracownik, możemy wspólnie zastanowić się nad ścieżkami kariery. Również nad tym, jakie umiejętności są wciąż pracownikowi potrzebne z mojego punktu widzenia, żeby np. spełniał moje oczekiwania? Możemy też wspólnie określić zadania czy projekty, które mogą być dla nas cenne. Dla nas, bo z jednej strony wspieram rozwój pracownika, a z drugiej – realizacja takich projektów daje realny wpływ na rozwój organizacji czy chociaż efektywność pracownika, a może nawet całego zespołu.

Podczas takich spotkań łatwiej też wychwycić wyzwania przed którymi stoi pracownik czy cały zespół. Co więcej, możemy też wspólnie zidentyfikować usprawnienia, czy My jako managerowie możemy podpowiedzieć jak w danej sytuacji działać, co oczywiście nie miałoby miejsca, gdybyśmy regularnie z pracownikiem nie rozmawiali – bo zapewne o danym problemie dowiedzielibyśmy się dopiero, jakby nabrał odpowiedniej skali.

Zauważcie, że mówię już trochę o tym czym spotkania 1:1 są, a nie wspomniałam jeszcze o raportowaniu, rozmowie nt. statusu zadań, egzekwowaniu wydajności… 

Celem spotkania 1:1 jest oczywiście poprawa efektywności pracowników.

Można ją osiągnąć na wiele różnych sposobów, niekoniecznie omawiając szczegółowo zadania i dając, często konstruktywny (żeby nie powiedzieć negatywny) feedback. Musimy pamiętać o tym, że spotkania 1:1 to w dużej mierze czas „dla pracownika”. Taką niepisaną (a może i pisaną) zasadą jest to, że podczas tych spotkań 70% czasu mówi pracownik, 30% – manager.

Dbajmy więc o to, żeby nie zniechęcić pracowników do dzielenia się z nami ich opiniami. Możemy to zrobić na wiele sposobów… 

I tutaj warto wymienić np. techniki aktywnego słuchania (czyli najpowszechniejszą: parafrazę, ale także odzwierciedlenie, dowartościowanie, klaryfikację czy podsumowanie). Warto poznać też zasady przekazywania informacji zwrotnej i techniki do tego stosowane. Wszystko to po to, żeby zadbać o atmosferę rozmów, żeby nie zniechęcić pracowników do szczerej komunikacji.

No a, z drugiej strony, jak zachęcić pracowników do mówienia?

Często słyszę od managerów, że ich pracownicy nie bardzo chcą rozmawiać i dzielić się opiniami, że ich odpowiedzi są zdawkowe, w stylu: wszystko ok, niczego nie potrzebuje… 

Tutaj znów nasza w tym głowa, żeby odpowiednio ich nastawić, zmotywować, takie tematy poruszać i pytania zadawać, żeby chcieli się z nami dzielić odpowiedziami, opiniami, doświadczeniami, wyzwaniami…

Stworzenie takiej atmosfery, żeby pracownicy czuli się komfortowo, żeby byli w stanie mówić otwarcie i szczerze o swoich problemach, to pewnie… jedno z trudniejszych zadań managera.

Takie Zadbanie o poczucie bezpieczeństwa i zdobycie zaufania drugiej osoby to na pewno spore wyzwanie. Co więcej, utrzymanie tego, przez podejmowane działania i okazane wsparcie pracownikom to kolejna sprawa. Wszystko to zdecydowanie wymaga również naszego ogromnego zaangażowania. Ale to zawsze  procentuje. W zamian otrzymujemy lojalność pracowników, ich zaangażowanie, gotowość do dawania od siebie więcej, do wsparcia nas jako managerów. Zyskujemy partnerów do współpracy, na których możemy liczyć, a którym my możemy zaufać.

Ja mam takie doświadczenia, z takimi ludźmi miałam przyjemność współpracować.

I dla mnie, jako managera, rozwój moich pracowników, ich rosnące zaangażowanie i motywacja, a w konsekwencji również rosnąca efektywność, było nie tylko spełnieniem moich oczekiwań w kwestii wydajności, ale było też ogromną satysfakcją dla mnie samej, że nasze spotkania inspirują innych do samorozwoju, do zwiększonej wydajności pracy, do osiągania stawianych celów, a niejednokrotnie nawet do przekraczania oczekiwań.

Żeby dojść do takiego etapu, na pewno potrzebny jest czas.

Musimy nauczyć się jak z danym pracownikiem rozmawiać, jak do niego dotrzeć, ale też jak go słuchać.

Musimy dopracować swoją własną agendę takich spotkań i razem z pracownikami nauczyć się jej przestrzegać.

Musimy poświęcić swój czas na te rozmowy i nie szukać wymówek, żeby ich nie odbyć.

W końcu to mi, jako managerowi, powinno na nich najbardziej zależeć.

Tym zdaniem zaczęłam ten podcast i tym zdaniem chciałabym zakończyć, choć o spotkaniach 1:1 można by jeszcze wiele mówić. Jednak już sama świadomość tego jak ważne te spotkania są i ile korzyści wnoszą do organizacji, to pierwszy krok do sukcesu. 

Jeśli chcecie dowiedzieć się więcej i poznać ten temat również od strony praktycznej, zachęcam do kontaktu z nami na SaunaGrow.com

Dziękuję i do usłyszenia!