Transkrypcja odcinka

Cześć!

W dzisiejszym odcinku chciałabym poruszyć bardzo ważną kwestię – jedno z podstawowych zadań managera, które zdarza nam się trochę zaniedbywać. A mianowicie – delegowanie zadań. 

I chciałabym rozpocząć od małego rachunku sumienia, zastanów się:

• Jak często wykonujesz zadania, które powinien wykonać ktoś inny? 

• Czy masz wrażenie, że niektóre zadania zrobisz zdecydowanie lepiej niż inni i dlatego robisz je sam?

• Czy zdarza Ci się unikać delegowania, myśląc, że sam zrobisz to szybciej?

Jeśli Twoje odpowiedzi są twierdzące – nie przejmuj się, nie jesteś w tym sam.

Managerowie bardzo często postępują w ten sposób. A potem zastanawiają się, dlaczego mają ciągle tyle do zrobienia? Dlaczego muszą pracować po godzinach? Dlaczego nie mają czasu na to, co powinno być dla nich najważniejsze, czyli odpowiednie zarządzanie zespołem?

No właśnie… zespół. Po to on jest, żeby manager nie musiał robić wszystkiego sam.

I nieważne jak dobrym managerem jesteś, jak bardzo znasz się na swojej pracy, jakim ekspertem jesteś w swojej dziedzinie – nie jesteś w stanie i nawet nie powinieneś robić wszystkiego sam.

Jeśli robisz wszystko sam i nic nie zlecasz swoim pracownikom, to nie ma mowy o zarządzaniu zespołem. A jeśli nie zarządzasz zespołem, to czy w takim razie faktycznie jesteś managerem?

I oczywiście, są zadania, które (jako managerowie) musimy zrealizować sami. Ale dla nas, managerów, co powinno być najważniejsze? 

Najważniejsze powinno być osiągnięcie celów.

Celów zespołowych, a przez to również biznesowych. Musimy więc mieć czas na planowanie strategii i sposobu jej realizacji, na współpracę z innymi w organizacji, na monitorowanie wydajności swoich pracowników, motywowanie ich, zapewnienie odpowiedniej informacji zwrotnej czy możliwości rozwoju… Musimy mieć czas na to wszystko, co prowadzi zespół do efektywnego działania, a przez to do realizacji misji i celów organizacji.

Słowo klucz “efektywne działanie”.

Wyobraźcie sobie zespół, który zawsze musi oglądać się na swojego managera, bo tylko on jest decyzyjny, on jest za wszystko odpowiedzialny. Taki zespół, trochę niezdolny do samodzielnej pracy, nie może być efektywny w swoich działaniach.

Jeśli o wszystkim decyduje jedna osoba, nie sposób adresować wszystkich wyzwań “tu i teraz”, więc zawsze będziemy z czymś “spóźnieni”.

A jak się czują członkowie tego zespołu?

Jaką mają perspektywę rozwoju?

Jak szybko zaczną szukać nowej pracy z innymi, większymi możliwościami dla nich samych?

To nasza odpowiedzialność, żeby dbać o rozwój swoich pracowników, żeby być w stanie w pełni wykorzystywać ich potencjał.

Jednak, żeby być w stanie ten potencjał wykorzystywać, musimy najpierw odpowiednio poznać swoich współpracowników. A żeby mieć na to czas, nie możemy zajmować się wszystkim i musimy umiejętnie delegować zadania. Po co?

Bo delegując zadania umacniamy swój zespół, pozwalamy na to, żeby stał się bardziej samodzielny i co za tym idzie bardziej efektywny.

Poza tym, delegowanie odpowiedzialności to mocna deklaracja dla pracowników o tym, jak bardzo im ufamy, jak kompetentni i cenieni są zarówno dla nas jak i dla firmy. A to z kolei bardzo ważny element budowania zaangażowania. 

No ok… ale zastanówmy się najpierw czemu tego nie robimy?

Czemu nie delegujemy?

Czemu nie delegujemy odpowiednio?

Czemu nie delegujemy wystarczająco dużo?

Mówi się: “czas to pieniądz”. Często jesteśmy w takim biegu i wydaje nam się, że zamiast marnować czas na tłumaczenie czegoś innym, sami w tym czasie zdołamy dane zadanie wykonać. Może i tak – przekazanie zadania, odpowiednie wyjaśnienie co i jak należy wykonać, przedstawienie naszych oczekiwań zajęłoby trochę czasu. Ale tylko raz. A taka osoba, odpowiednio przeszkolona, mogłaby takie zadanie wykonywać za każdym razem, gdy jest to potrzebne. A tak, za każdym razem, gdy musimy to zrobić, unikamy poświęcania czasu na szkolenie, zwiększając tym samym straty – stratę naszego czasu. Znacie to?

Innymi powodami dlaczego nie delegujemy, są wszelkiego rodzaju obawy:

• Obawa, że jeśli oddam jakąś część odpowiedzialności, stracę nad danym obszarem kontrolę,

• Obawa, że nikt nie zrobi tego lepiej, niż ja bym to zrobiła; czy też

• Obawa, że jak coś pójdzie nie tak, to konsekwencje i tak spadną na mnie

To wiąże się z sytuacją, kiedy nie jesteśmy w stanie zidentyfikować zadań, które powinniśmy zdelegować. A może też nie jesteśmy w stanie zauważyć potencjału ludzi w naszym zespole i odpowiednio im zaufać. Myślimy, że wszystko jest na tyle ważne, że musimy zająć się tym sami. A to nieprawda.

W pracy każdego managera są zadania, które musi zrobić sam i takie, które musi zdelegować.

Dlatego delegujmy! Świadomie i w odpowiedni sposób. 

W odpowiedni sposób czyli jak? O czym musimy pamiętać?

Przede wszystkim pamiętajmy o tym, że samo przydzielanie zadań pracownikom, nie do końca wpisuje się w sens delegowania.

Delegowanie polega na oddaniu odpowiedzialności za pewien obszar, a w tym też za osiągane wyniki czy nawet decyzyjność, która jest niezbędna do efektywnego działania i osiągania pożądanych rezultatów.

Poza tym, warto zapamiętać kilka dodatkowych wskazówek, które pozwolą na skuteczne delegowanie w Twoim zespole.

1. Po pierwsze – wybór odpowiedniej osoby, której chcesz delegować zadanie.

Pamiętaj, że delegowanie zadań pełni funkcję motywującą tylko wtedy, gdy zadania są odpowiednio dopasowane do pracowników. To również bardzo ważne dla Ciebie – żeby oddać odpowiedzialność w dobre ręce, bo finalnie to i tak Ty odpowiadasz za końcowy rezultat.

Zakładam, że jeśli systematycznie spotykasz się ze swoimi pracownikami, poświęcasz czas na ich poznanie, na tworzenie relacji (na przykład przez spotkania 1:1, które są tematem oddzielnego odcinka), jesteś w stanie stwierdzić kto będzie najlepszy do wykonania danego zadania i komu możesz w pełni zaufać.

2. Po drugie, delegując zadania, staraj się wyjaśnić ludziom dlaczego właśnie im to zadanie zlecasz.

Postaraj się, aby delegowanie kojarzyło się nie tylko z dodatkową pracą, ale także z możliwością rozwoju, z możliwością nabywania nowych umiejętności, a z czasem może również awansu..?

3. Po trzecie, Przy delegowaniu zadań bardzo ważne jest też umiejętne przekazanie oczekiwań.

Skoro też delegujemy odpowiedzialność, starajmy się oczekiwać rezultatów, a nie wymagać zrealizowania zadań w konkretny sposób. Nie narzucajmy z góry sposobu działania, myśląc, że przecież my zrobilibyśmy to tak i tak na pewno będzie najlepiej. Przedstawmy cel i oczekiwane rezultaty i to właśnie z nich rozliczajmy pracownika.

4. Po czwarte, pamiętajmy, że jesteśmy po to, żeby naszych pracowników wspierać.

Żeby zapewnić im odpowiednie narzędzia i zasoby do zrealizowania zadania. Jeśli niezbędne jest szkolenie – zapewnij je pracownikowi. Jeśli nigdy wcześniej czegoś nie robił, pokaż mu jak to zrobić… To w Twoim interesie jest, żeby pracownik odniósł sukces. Bo nie ma nic gorszego niż manager, który deleguje zadania, a następnie obwinia pracownika, gdy coś pójdzie nie tak. To Ty jesteś tu po to, żeby czuwać, żeby dzielić się informacją zwrotną, nakierowywać pracownika, jeśli idzie w złym kierunku…

5. I to kolejna, piąta bardzo ważna wskazówka: Nie jesteś po to, żeby micromanagementować, czyli przejmować kontrolę.

Właśnie tym różni się delegowanie: oczekuję konkretnych rezultatów i daję swobodę realizacji. Nie dyktuję: kto, co, kiedy i dlaczego. Pozwalam swoim pracownikom na własne przemyślenia i podejmowanie własnych decyzji na temat tego jak najlepiej wykonać dane zadanie.

6. I na koniec może oczywiste, choć czasem niełatwe – dzieląc się feedbackiem, pamiętaj o okazaniu swojej wdzięczności, zwracając uwagę na to co pracownik zrobił bardzo dobrze.

Takie szczegóły pomagają w rozwijaniu tego, co prowadzi nas do sukcesu. Jeśli po wysłuchaniu tego, co do tej pory powiedziałam, zastanawiasz się “no dobra, ale od czego zacząć”?

Przede wszystkim zacznij od zrozumienia, że delegowanie zadań jest znacznie efektywniejsze niż robienie wszystkiego samemu. Twój czas nie jest z gumy, nie możesz się też rozdwoić. Ale możesz wykorzystać zasoby swojego zespołu, bo Ci ludzie właśnie po to są. 

Dobrze jest też zdać sobie sprawę, że nikt nie zrobi zadania w 100% tak, jak Ty byś to zrobił. Ale to nie oznacza, że jeśli zrobi to inaczej to będzie źle. A jeżeli coś nie będzie po Twojej myśli i mimo wszystko będziesz musiał lekko podrasować dane zadanie, to pamiętaj, że przynajmniej nie musisz tego robić od samego początku.

I nawet jeśli zdelegowane zadania będą w 80% spełniać Twoje oczekiwania, to masz do wykonania tylko 20% pracy. 80% to czas, który zaoszczęściłeś dzięki delegowaniu.

Pomyśl o tym :)

I uprzedzając już ostatnie pytanie: “a co jeśli nie mam komu delegować”?

A na pewno znasz dobrze swój zespół i potencjał każdego pracownika? Wiesz w czym kto jest dobry, jakie ma aspiracje, w czym się dodatkowo rozwija lub co go interesuje? Czy stawiasz odpowiednio cele, moniotorujesz efektywność i egzekwujesz efekty pracy? Jeśli nie, to czas by tymi wszystkimi obszarami zarządzania odpowiednio się zaopiekować…

Jeśli jednak odpowiedź jest twierdząca i faktycznie nie masz w zespole osób z odpowiednimi umiejętnościami, którym mógłbyś zaufać i delegować pewne obszary – to może czas na jakieś zmiany? 

O tym opowiem w kolejnym odcinku podcastu, który chciałabym poświęcić na “Budowanie zespołów”.

Jeśli chcecie dowiedzieć się więcej i poznać ten temat również od strony praktycznej, lub potrzebujecie pomocy w zdefiniowaniu swoich potrzeb i ułożeniu procesu komunikacji, bardzo chętnie wesprzemy Was w tym temacie. Zachęcam do kontaktu z nami na SaunaGrow.com

Dziękuję i do usłyszenia!

Kliknij w obrazek, aby posłuchać lub nagrać komentarz głosowy