Transkrypcja odcinka

Cześć!

W poprzednich odcinkach, usłyszeliście trochę od nas o: istocie stawiania celów, tworzeniu relacji z pracownikiem, o motywowaniu, o prowadzeniu efektywnych spotkań… Delegowanie, czyli temat ostatniego odcinka zainspirował mnie do omówienia nieco szerzej tematu budowania zespołu. Jak wspomniałam ostatnio, żeby móc efektywnie delegować, trzeba mieć komu. A żeby mieć komu delegować i oddawać pewne odpowiedzialności, musimy efektywnie budować i zarządzać zespołem.

Budowanie zespołu to temat rzeka i ogromne wyzwanie dla managera. Na efektywne budowanie zespołów składa się mnóstwo elementów i wymaga sporo pracy od managera. Jednak jeśli zdamy sobie sprawę z tego, po co budujemy zespół i jakie korzyści to nam przyniesie, to nie będziemy mieć żadnych wątpliwości, że jest to gra warta świeczki.

No to zacznijmy od tego: dlaczego warto budować zespoły?

Zdecydowanie największą zaletą pracy w grupie jest zwiększenie wydajności. Skutecznie zarządzane zespoły są w stanie osiągać wyniki nieporównywalne do wyników pojedynczych osób. 

Stosując tu trochę matematyki, w przypadku pracy zespołowej:  2+2 ≠ 4. 2+2= 5 a nawet może więcej. I choć matematycznie z tym się nie zgodzimy, to nie jest to błąd. Jest to zjawisko, które nosi nazwę “synergii”.

A co na to wpływa? Na zwiększenie tej efektywność?

✓ Po pierwsze w zespole wiedza i kompetencje kilku osób są zdecydowanie większe niż pojedynczych pracowników.

✓ Również zaangażowanie do pracy jest spotęgowane. 

✓ No i przede wszystkim możemy wykorzystać potencjał wszystkich członków zespołu do wspólnego rozwiązywania problemów, ale także rozwijania dobrych pomysłów.

Ale ktoś mógłby zadać pytanie: co jeśli 2+2=3 ? – czyli sytuacja, gdy ja już jestem ekspertem w swojej dziedzinie, samodzielnie jestem w stanie zrobić więcej niż ktokolwiek inny, kogo zatrudnię do zespołu, a dodatkowo muszę poświęcić czas na wyszkolenie tej osoby,  zarządzanie… 

Chyba każdy manager przez to przechodzi… często mamy wrażenie, że nikt nie będzie w stanie dorównać wynikom, które ja byłam w stanie osiągać.

Jednak w pojedynkę nie uda nam się wyskalować biznesu. Zawsze gdzieś tam jest sufit, którego samemu nie da się przebić. Dlatego też jeśli chcemy rozwijać swój biznes, jeśli chcemy osiągać ambitne cele i chcemy po prostu “czegoś więcej”  – budujemy zespoły.

W takim razie zastanówmy się czym tak w ogóle jest zespół? 

A więcej zespół to ludzie. Ludzie, których łączy ekscytująca misja i wspólny cel. To ludzie, wśród których panuje dobra atmosfera i są to ludzie, którzy działają zgodnie z określonymi zasadami. 

Zespół musi mieć też lidera, który wyznacza kierunek działania zespołu, ale nie tylko. On też nadzoruje na jakim etapie dążenia do celu są poszczególni członkowie zespołu. Aby te dążenia były jednak efektywne, każdy musi wiedzieć co ma robić. Zatem ważny jest jasno określony podział ról i zadań. 

Lider. To osoba kluczowa, bo to od niego zależy sukces zespołu. Jego zadania są dwa (trochę to upraszczam oczywiście).

Po pierwsze: zadaniem lidera jest znalezienie odpowiednich ludzi do swojego zespołu (czyli skuteczna rekrutacja).

Po drugie: zarządzanie tymi ludźmi i wszystko co się z tym wiąże, czyli: inspirowanie, motywowanie, rozwijanie, komunikowanie, delegowanie, egzekwowanie, dawanie informacji zwrotnej… Jednym słowem wszystko to, co ma wpływ na zatrzymanie tych ludzi przy sobie – to tak naprawdę jedno z najważniejszych wyzwań, jakie stoi przed managerem. A to, czy uda nam się temu sprostać czy wręcz przeciwnie, na dłuższą metę odgrywa decydującą rolę w rozwoju i sukcesie naszego biznesu. 

No to teraz przejdźmy może do konkretów –  jak zacząć budować zespół? Skąd mamy wiedzieć jakie osoby potrzebuję w zespole?

Kiedyś usłyszałam takie porównanie i bardzo mi się spodobało, że pracę zespołu można porównać do dobrze funkcjonującego samochodu. Większość elementów samochodu jest niezbędnych do tego, żebyśmy gdzieś dojechali, a niektóre tylko zwiększają komfort jazdy. Ale wszystkie te elementy są nam potrzebne.

Tak samo jest z zespołem – nie wszyscy mamy równie odpowiedzialne zadania, nie wszyscy możemy być kierownicą, czyli liderem. Mimo to wszystkie elementy, wszystkie role są niezbędne do tego, by zespół realizował swój cel.

Myśląc o budowaniu zespołu, bardzo ważne jest, żeby jego członkowie oczywiście mieli odpowiednie umiejętności i kompetencje, ale bardzo ważne są również cechy osobowości. Nie każda grupa ludzi jest w stanie stworzyć zespół. Bo zespół to ludzie, którzy współpracują i wzajemnie się wspierają w dążeniu do realizacji wspólnego celu. Dlatego budując zespoły, bardzo istotne jest dopasowanie kulturowe. W dzisiejszych czasach aspekt ten jest w zasadzie tak samo istotny jak kompetencje, a może nawet powiedziałabym, że istotniejszy…?

Kluczowe jest więc, aby być w stanie ten aspekt zweryfikować już na etapie rekrutacji.

Rekrutacja to podstawowy element budowania efektywnych zespołów.

Od rekrutacji bardzo wiele zależy: zarówno to jaka atmosfera będzie panowała w zespole (ze względu na wspomniane dopasowanie kulturowe i cechy osobowości członków zespołu), jak i to jak zespół będzie performował. Również z punktu widzenia ekonomicznego efektywna rekrutacja jest bardzo istotnym elementem. Dlaczego? Dlatego że samo pozyskanie pracownika to konkretny koszt. Wyszkolenie go – kolejny. Jeśli okaże się, że z jakichś powodów jednak nie jest nam po drodze i musimy się rozstać, to koszt ten dodatkowo wzrasta – znów musimy zacząć cały proces rekrutacyjny od nowa. Poza kosztami pozyskania kolejnego pracownika na to stanowisko, tracimy również korzyści wynikające z braku odpowiedniej osoby na tym stanowisku. Zamiast iść do przodu i rozwijać się, jesteśmy w punkcie wyjścia. Jeśli dodatkowo źle dopasowana kulturowo osoba wpłynęła na morale zespołu, demotywując jego członków – możemy ponieść dodatkowe straty efektywnościowe… 

Koszty odejścia pracownika, to osobny odcinek podcastu, do którego odsłuchania Was zachęcam. Sam proces rekrutacyjny natomiast, który jest dość obszernym tematem, postaram się omówić w jednym z kolejnych odcinków.

A teraz wracając do budowania zespołu…

Kompletując zespół, dobrze jest przemyśleć jakie będzie przyszłe miejsce każdej osoby w tworzonej przez nas grupie. Chcąc jak najlepiej wykorzystać zasoby ludzkie, nie można pominąć kwestii indywidualnych predyspozycji do pełnienia określonej roli. I tu wracamy do cech osobowości. To właśnie one determinują rolę, którą będziemy przyjmować w grupie, a także wpływają na nasze zachowanie. Dlatego nie sposób pominąć tego aspektu podczas dobierania osób do zespołu.

Załóżmy, że mamy już swój zespół. Teraz nadchodzi czas na zarządzanie nim.

Warto zwrócić uwagę na to, że każdy zespół przechodzi przez pewne etapy rozwoju, zanim dojdzie do tego ostatniego, który określany jest mianem ‘Efektywnego działania’.

Oczywiście w każdym z tych etapów rola managera będzie inna. Lider, budując zespół, będzie musiał przyjmować różne role, zetknie się z różnymi stylami zarządzania w zależności od etapu, na którym znajduje się zespół. Na to każdy z nas, każdy manager musi być odpowiednio przygotowany.

Są jednak elementy, które na każdym z etapów pełnią bardzo istotną funkcję. Na pewno jest to odpowiednie stawianie celów i oczekiwań, które są tematem osobnego podcastu. Również tworzenie relacji z pracownikiem przez odpowiednio przeprowadzane spotkania 1:1 odgrywają kluczową rolę w zarządzaniu. O tym też więcej możecie usłyszeć w dedykowanym odcinku.

Jak już wspomniałam na początku, efektywny zespół musi wiedzieć co ma robić, dlatego ważny jest jasno określony podział ról i zadań. Każdy powinien wiedzieć:

• kto, komu i na jakich zasadach podlega?
• jaką decyzyjność posiadają poszczególne osoby?
• do kogo zgłaszać się z określoną sprawą?
• kto za co odpowiada i do jakiego stopnia?

Każdy powinien to wiedzieć, zatem powinno być to odpowiednio zakomunikowane.

I tu pojawia się kolejne wyzwanie jakim jest odpowiednia komunikacja w zespole. 

Brak komunikacji jest pierwszym krokiem do niedomówień, konfliktów czy niezgody w zespole. Ale komunikacja sama w sobie również nie jest prosta. Dlaczego? Dlatego, że jest to proces i warto komunikację właśnie tak postrzegać. Często zdarza się tak, że z tego wszystkiego co przekazujemy innym, co im komunikujemy, ludzie zapamiętują (i realizują) tylko niewielką cząstkę. A to dlatego, że w procesie komunikowania bardzo ważne jest również słuchanie. A jak często upewniasz się, że ludzie nie tylko słyszą to co mówisz, ale również słuchają?

Bo słuch i słyszenie a słuchanie to nie to samo. Każdego dnia słyszymy wiele dźwięków, ale słuchamy niewielkiej ich części, pozostałą po prostu ignorujemy. Warto zdawać sobie sprawę z tego, że słyszenie jest procesem automatycznym, przebiegającym pasywnie. Natomiast słuchanie jest świadomym procesem, który wymaga od nas wysiłku. 

Mimo wszystko, to zawsze rola managera, żeby komunikat odpowiednio dotarł do odbiorcy. Tak naprawdę to ciężka praca, wiążąca się z wieloma działaniami. Bo nie wystarczy tylko powiedzieć. Warto stosować proces tzw. pętli komunikacyjnej (z ang: communication loop), czyli proces komunikacji dwukierunkowej, dzięki której upewniamy się, że nasz rozmówca odebrał i odpowiednio zrozumiał komunikat.

Zmierzając już powoli do końca tego odcinka, podsumujmy – na co jako manager muszę zwrócić uwagę, budując zespół?

1. Po pierwsze na cel jaki jako zespół chcecie osiągnąć. Wiąże się to z procesami, które w zespole będą występowały – czyli tym, co konkretnie zespół będzie robił. Zarządzanie procesowe, to kolejny temat, który warto zgłębić, więc na pewno do niego wrócimy.
2. Po drugie dobór odpowiednich kompetencji do realizacji naszego celu. Kompetencje warto zwizualizować za pomocą matrycy. Wtedy łatwiej będzie nam określić czego i na jakim poziomie zaawansowania potrzebujemy. Dzięki matrycy łatwiej nam będzie również zauważyć, które kompetencje w zespole już mamy, a które musimy uzupełnić.
3. Po trzecie efektywna rekrutacja.
4. Kolejne to struktura organizacyjna czyli odpowiedni podział obowiązków. Warto zdawać sobie sprawę z tego, że w rosnącej organizacji struktura to coś, co będzie się zmieniać. Struktura, która wydaje nam się być dobrze dostosowaną do dzisiejszych wyzwań, może nie spełnić oczekiwań w przyszłości, wraz ze wzrostem firmy. Podobnie pracownicy, nawet Ci kluczowi w danym momencie – może zdarzy się, że za jakiś czas przestają radzić sobie z adresowaniem wyzwań, które niesie ze sobą rozwój.
5. Również istotny element to odpowiednia komunikacja w zespole, zarówno ta odbywająca się 1:1 z pracownikiem, jaki i komunikowanie celów, wszelkiego rodzaju zmian, ale też wyników pracy. Bardzo ważne jest zapewnienie, że ludzie wiedzą co się dzieje, gdzie jesteśmy, dokąd chcemy dojść, co robimy dobrze, co trzeba poprawić czy jaką wartość wnosimy do organizacji.
6. Dbając o zespół nie możemy zapomnieć o wszystkich miękkich aspektach czyli budowaniu relacji i pozytywnej atmosfery, motywowaniu pracowników, stwarzaniu im warunków rozwoju, ale też egzekwowaniu wyników ich pracy i rozliczaniu z realizacji oczekiwań dając informację zwrotną. 
7. Bardzo ważnym elementem jest delegowanie, o czym opowiedziałam w poprzednim odcinku podcastu.
8. Kolejnym istotnym, choć nieprzyjemnym zadaniem managera jest rozstawanie się z pracownikami, którzy naszych oczekiwań nie spełniają. O zarządzaniu odchodzeniem pracowników mówiliśmy też w oddzielnym odcinku podcastu – warto posłuchać.

I mogłabym tak jeszcze wymieniać…

Jak widzicie, budowanie zespołu to proces wymagający dużo pracy i wysiłku oraz uwzględnienia wielu elementów. Nie sposób omówić wszystko w krótkim podcaście, dlatego w kolejnych odcinkach będę wracać do obszarów poruszonych dzisiaj i je rozwijać. To na co chciałabym zwrócić uwagę na sam koniec to nasza rola – rola lidera.

Aby osiągnąć sukces, musimy dawać przykład. Jeśli chcecie mieć zespół, który osiągnie sukces, sami musicie ten sukces osiągnąć. Jeśli chcecie mieć zespół ekspertów w swojej branży, sami najpierw musicie nauczyć się jak być dobrymi managerami. Wasz zespół odzwierciedla Was. Tworząc zespół, musimy stać się ludźmi, jakimi chcielibyśmy, żeby stali się nasi ludzie. Musimy dawać przykład. A budowanie zespołu musimy zacząć od siebie samych – od zdobycia lub rozwijania w sobie cech, które pozwolą nam na efektywne budowanie i zarządzanie zespołem. 

Kliknij w obrazek, aby posłuchać lub nagrać komentarz głosowy