Transkrypcja odcinka

Jakiś czas temu w jednym z odcinków podcastu SaunaGrow na prośbę Waszą – naszych słuchaczy, Bolek opowiedział o rozwoju struktury w szybko rosnącej organizacji. To temat bardzo ważny i niełatwy. Wyzwanie wiążące się ze stworzeniem odpowiedniej struktury jest ogromne, z wielu względów. Jak mówił Bolek w poprzednim odcinku, wiąże się to przede wszystkim ze zmianami, których z natury nie lubimy. To również przywiązanie emocjonalne do ludzi, do otoczenia, atmosfery, po prostu do tego ‘jak jest’. Bo przecież “jest dobrze”. Ale zawsze mogłoby być lepiej i przecież właśnie o to nam chodzi –

bo rozwój organizacji ma być tym lepszym, tym innym, tym większym, bardziej spektakularnym.

Chcąc czegoś więcej, chcąc rozwoju naszej firmy, musimy być otwarci na zmiany. I to przywiązanie do tego co jest tu i teraz często jest tym hamulcem, który stopuje nas przed pójściem o krok dalej.

Struktura organizacji nie jest i nie powinna być czymś, co uznajemy za stałe, czymś wyrytym w kamieniu.

Każdy w organizacji, nawet jej założyciel, musi być świadomy tego, że kiedyś w końcu może nadejść ten czas, że i jego dotkną pewne zmiany.

Wszyscy musimy być świadomi tego, że zmiany są nieodłącznym elementem rozwoju i przede wszystkim są potrzebne. A zmiany struktury organizacyjnej są naturalną częścią jej egzystencji. To jak rozwijająca się firma wygląda teraz na pewno różni się od tego co było rok temu. I z całą pewnością za kolejny rok będzie w zupełnie innym miejscu. Ale to już wiecie z odcinka nr 20 naszego podcastu. 

Dlaczego po raz kolejny mówimy o temacie struktury?

Dlatego, że proces ten (proces tworzenia i optymalizowania struktury organizacyjnej) jest jednym z trudniejszych tematów, z którymi przyjdzie Wam się spotkać. Często nie jesteśmy świadomi tego jak bardzo odpowiednia struktura może pomóc nam w zarządzaniu organizacją oraz w jej funkcjonowaniu. Temat struktury często przerabiamy też z naszymi klientami. Wchodząc głębiej w organizację, bardzo często nasze wnioski sprowadzają się właśnie do tego – do rekomendacji związanych ze zmianami struktury organizacyjnej. Czasem są one niewielkie i wiążą się na przykład z oddaniem pewnych odpowiedzialności innym. Czasem pomóc może wsparcie poszczególnych osób i rozwój ich umiejętności poprzez systematyczny mentoring. Są też przypadki, w których firma potrzebuje większej restrukturyzacji, poważniejszych zmian, także osobowych. A to dlatego, że przez dłuższy czas nikt nie zastanawiał się czy to w jaki sposób obecnie pracujemy, jakich ludzi mamy na poszczególnych stanowiskach, jakie zadania oni wykonują, czy to jest optymalne, czy jesteśmy w stanie w ten sposób zrealizować swoje cele i czy są one wystarczająco ambitne? Bo

może zmieniając coś w sposobie funkcjonowania organizacji moglibyśmy być w zupełnie innym miejscu?

Wspomniałam o ludziach. Aspekt ludzki w planowaniu struktury jest niezwykle istotny. Bo to o ludzi właśnie chodzi. Planowanie struktury wiąże się z zapewnieniem odpowiedniej liczby osób do realizacji celów firmy, ale najistotniejsze w tym wszystkim jest posiadanie ludzi o odpowiednich umiejętnościach. Odpowiedni ludzie na odpowiednim miejscu są kluczem do sukcesu. W rosnących organizacjach bardzo ważne jest to, żeby ludzie nadążali za wzrostem firmy. Rozwój wiąże się z coraz to nowymi i większymi wyzwaniami. Zmieniają się zadania, stają się one większe, mające większy wpływ na biznes. Również oczekiwania względem ludzi rosną. Chcąc nadążyć, musimy się odpowiednio szybko rozwijać. Musimy też wspierać w rozwoju poszczególnych ludzi. Lub też być w stanie zauważyć, kiedy organizacja, mówiąc brutalnie, ich przerosła. To ten ważny moment, w którym musimy być w stanie zauważyć potrzebę zmian.

Ja zawsze podkreślam, że najważniejsi w biznesie są ludzie i naszym priorytetem (naszym, czyli managerów) jest to żeby ich wspierać, rozwijać, dawać możliwości, stawiać przed nimi nowe szanse. A żeby robić to dobrze, managerowie muszą mieć na to czas. A żeby mieć na to czas, uwzględniając też różne inne zadania, które ma do wykonania manager, taka osoba nie może mieć zbyt wielu osób w swoim zespole. Może słyszeliście zagadnienie “optymalnej wielkości zespołu’ – chyba nawet wspominaliśmy o tym z Bolkiem w jednej z naszych podcastowych rozmów. No więc

mówi się, że ta optymalna wielkość zespołu to 5-9 osób.

Powiedziałam “mówi się”, ale z doświadczenia wiem, że faktycznie tak jest. To taka wielkość, w której każdy z pracowników będzie odpowiednio zaopiekowany przez managera, bo mając nawet te 8-9 osób pod sobą jesteśmy w stanie zadbać o każdego, ale jest to też taka wielkość, która pozwala na efektywne wykorzystanie zasobów i czasu managera.

Pamiętajmy jednak, że “rozwój, nowe szanse’ to nie zawsze oznacza tylko i wyłącznie ‘awans’. Ludzi rozwijać można na różne sposoby – chociażby zatrudniając lepszych i bardziej doświadczonych od nas ekspertów –  po to, żeby móc od nich się uczyć. A z drugiej strony też móc rozwijać nasz biznes. Bo nie możemy tworzyć struktury organizacyjnej, ze względu na ludzi, których mamy w zespole. Nie dopasowujemy struktury do ludzi, tylko szukamy najlepszych ludzi do struktury, która zapewni nasz sukces.

To jeden z częściej popełnianych błędów – nie chcąc rozstawać się z konkretnymi osobami, próbujemy na siłę ulokować je w organizacji, czasem nawet tworząc sztuczne stanowisko, nie do końca nam potrzebne. Ale nie tędy droga. Jednym z ważniejszych, choć bardzo nieprzyjemnym obowiązkiem managera jest konieczność żegnania się z ludźmi, dla których nie ma już miejsca w naszej organizacji, bo nie spełniają już naszych oczekiwań. Podkreślam to “już”, bo w szybko rosnących organizacjach niejednokrotnie musimy się żegnać z ludźmi, którzy są z nami od początku, którzy do teraz współtworzyli naszą firmę. Mimo wszelkiej sympatii i przywiązania, musimy być w stanie spojrzeć na naszą współpracę z perspektywy firmy. Bardzo ważna jest umiejętna i systematyczna ocena naszych pracowników. W tym na pewno pomagają spotkania 1:1, o których posłuchać możecie w osobnym podcaście, ale także okresowe oceny pracownicze. Weryfikowanie efektywności działań pracowników, a także ich umiejętności, motywacji i zaangażowania są istotnym elementem optymalizacji struktury.

Musimy mieć pewność, że ludzie pełniący ważne role w naszej organizacji są w stanie wywiązać się ze swoich zadań i osiągać powierzone cele.

Jeśli tak nie jest – im wcześniej obie strony zdadzą sobie z tego sprawę, tym lepiej. W odcinku nr 7 – o Zarządzaniu odchodzeniem pracowników mówimy o tym jak rozstać się z pracownikami, gdy rozwój organizacji przebiega szybciej niż rozwój danej osoby i przez to przestaje ona spełniać nasze oczekiwania. Warto tego posłuchać.

Warto też pamiętać, że to, jakich ludzi potrzebujemy powinno być podyktowane strategią i celami, które chcemy zrealizować. A przecież z poprzednich odcinków wiemy, że i to może być zmienne.

Idąc więc po kolei…

Jako organizacja musimy posiadać jasno zdefiniowaną wizję i misję. Na tej podstawie jesteśmy w stanie wyznaczyć strategię, którą następnie rozbijamy na określone w czasie cele do zrealizowania. Mając cele, musimy zastanowić się czy jesteśmy w stanie je osiągnąć. A jeśli nie, to czego lub kogo potrzebujemy, żeby je jednak zrealizować.

I tutaj dochodzimy do tematu ról i odpowiedzialności, bo to istotna część struktury organizacyjnej. Niejednokrotnie na zadane przeze mnie pytanie, “czym ta osoba się zajmuje i jaka jest jej rola”, słyszę odpowiedź “nie wiem”. To oczywiście zła odpowiedź. Szczególnie jeśli pada z ust osób na równoległym stanowisku, a jeszcze gorzej jak mówią to osoby z niższych szczebli. Nie wspomnę już tu o managerach, którzy nie do końca wiedzą czym zajmują się osoby raportujące do nich, bo to już by było całkowite przegięcie. Choć zdarza się i tak, że ludzie nie rozumieją nawet własnej roli. Wtedy już naprawdę nie ma wątpliwości, że ze strukturą organizacyjną jest coś nie tak. Ale nie tylko ze strukturą. Również komunikacja widać, że szwankuje. Ludzie nie są poinformowani o podstawach, które determinują funkcjonowanie efektywnego zespołu. Ale o tym może innym razem…

Wróćmy do ról i odpowiedzialności. Bo struktura bez tego po prostu nie istnieje. 

I choć o rolę jest łatwiej, bo jednak każdy posiada określone stanowisko, to wiedza na temat tego czym dana osoba się zajmuje i za co odpowiada nie zawsze jest odpowiednio rozpowszechniona. A przecież te informacje są niezbędne do normalnego funkcjonowania, nie mówiąc już o efektywności. Bo jak można odpowiednio zrekrutować kogoś na stanowisko, które nie wiemy na czym polega?

Jak możemy wymagać efektywnych działań i realizacji celów jeśli nasze oczekiwania nie są odpowiednio zdefiniowane?

Skąd czerpać wiedzę i wsparcie, jeśli nie wiemy kto w czym mógłby nam pomóc? No i skąd możesz wiedzieć czy masz odpowiednią osobę na odpowiednim miejscu, jeśli nie znasz celu posiadania tej roli?

Od czego zacząć rozważania na temat ról i odpowiedzialności?

Spójrz na dane stanowisko i zastanów się: jaki problem ma ono rozwiązać? Do czego zostało stworzone?

Każde rozważania na temat struktury warto rozpocząć od spojrzenia na to co jest i zastanowienia się jak obecne role wpłynęły na organizację, a szczególnie na jej problemy i potrzeby. Co się zmieniło, a co wciąż spędza nam sen z powiek? Jakie cele chcemy zrealizować i czy obserwując obecny stan rzeczy, wierzymy w sukces, który chcemy osiągnąć?

Oczywiście wyzwania i potrzeby zmieniają się. Dlatego ważne jest, żeby systematycznie przyglądać się swojej strukturze i zadawać sobie te same pytania. Bo struktura w rosnącej organizacji też powinna się zmieniać. I to jest ważna rola osób zarządzających organizacją, żeby być w stanie to zauważyć, zdefiniować to, czego organizacja potrzebuje i wprowadzić w życie. Albo chociaż zdawać sobie sprawę z konieczności przyjrzenia się strukturze. Z boku zawsze lepiej widać.

Warto czasem poprosić kogoś innego, doświadczonego o opinię.

To, czego sami nie dostrzegamy, bo siedzimy w samym środku, bo jesteśmy mocno zaangażowani w obecny stan rzeczy, dla niezależnych osób może być bardzo łatwe do zauważenia. Nie bójmy się prosić o pomoc – to również bardzo ważna umiejętność, z której tak rzadko korzystamy. A z doświadczenia wiem, że warto.

Kliknij, aby posłuchać lub nagrać komentarz głosowy