Transkrypcja odcinka

Rozmowy Saunowe.

Zapraszamy.

Natalia: Cześć Bolku.

Bolek: Cześć Natalia.

Natalia: W poprzednim odcinku zrobiłam taką małą zapowiedź tego, o czym dziś będziemy rozmawiać, bo myślę, że temat ten, temat komunikacji jest na tyle istoty i stanowi tak często powtarzające się wyzwanie w organizacjach, że dobrze byłoby poświęcić temu trochę więcej czasu, co o tym myślisz?

Bolek: Bardzo dobrze, że to komunikujesz, bo rzeczywiście często w naszych rozmowach poruszamy właśnie temat komunikacji. Nawet w odcinku, w którym rozmawialiśmy tutaj wspólnie o różnych wyzwaniach, jakie spotkały naszych klientów, to ta komunikacja była jednym z pierwszych, najczęściej powtarzających się wyzwań. Ludzie wiedzą, że to jest istotne i chcą być w tym coraz lepsi.

Natalia: Ja ostatnio sporo mówiłam o komunikowaniu celów, o informacji zwrotnej, czyli komunikacji takiej bardziej jeden na jeden. Ale okoliczności do komunikowania jest znacznie więcej.

Bolek: Jest i też trzeba o nich pamiętać, że to, jakby rola managera to nie jest tylko i aż, tak, jakby to spotkanie jeden na jeden, czy zarządzanie celami i jasne ich przekazywanie swoim podwładnym, właśnie w takich spotkaniach okresowych, tylko to się jakby dzieje wszędzie i dookoła. Takim przykładem są spotkania, które często firmy realizują raz na miesiąc, czasami raz na kwartał, czasami raz na pół roku. I to są takie spotkania jakby podsumowujące dany okres. Często takie spotkania to jest inwestycja całego dnia, albo nawet dwóch dni dla kilkunastu osób. Czasami jak widzimy, że ta komunikacja nie do końca przebiega tak jak powinna, na tych spotkaniach już nawet, to przemnażamy średnią stawkę pracownika razy ilość godzin razy 2 dni, żeby pokazać całemu zespołowi, słuchajcie, teraz inwestujecie w waszą lepszą komunikację, w spotkania na przykład 20 000 złotych. Więc jakby widząc tą kwotę postarajcie się jakby zrobić to lepiej. I nie zawsze jakby to, mimo jakby tej świadomości istotności, nie zawsze to się dzieje. I nawet nie tylko na samych spotkaniach, ale też po tych spotkaniach. Takim przykładem, który tutaj wyciągnę, nie podając nazwy firmy, ale myślę, że to jest, to warto się tym podzielić. W jednej z firm odbyło się takie spotkanie, po czym podsumowanie nawet tego spotkania zostało przez nas napisane i okazało się, że to podsumowanie, już taki niemalże gotowiec, w ogóle nie został nawet wysłany przez szefów tej firmy do managerów, którzy brali udział w spotkaniu. I oczywiście był jakiś tam pretekst, albo to urlopy, albo to teraz nie zdążymy tego zrobić. No ale to po co było to spotkanie, jakby co się z tym dalej zadzieje, jeśli jakby nie postawiliśmy tej kropki jakby po takiej dużej inwestycji, tak? To są rzeczy, które często mocno upośledzają i też, no podcinają skrzydła managerom.

Natalia: A tu widać przykład idzie od góry, bo to ci najwyżsi powinni gdzieś tam to zrobić, ale też chciałabym zwrócić uwagę na rolę managerów, bo tak naprawdę oni czasami nie czują się współodpowiedzialni za tą komunikację w firmie. Ja też pracując z różnymi managerami, wewnątrz jednej organizacji widzę, że na przykład jeden wie coś, inny tego nie wie, trzeci wie coś jeszcze innego. Widać, że ta komunikacja nie jest…, po pierwsze jej nie ma, po drugie jak coś tam jest, to nie uspójnione. Tak że, no to też bywa problemem, że powinniśmy tworzyć zespół, a tej duszy zespołu nie ma, bo nie rozmawiamy ze sobą nawet na takim porządku dziennym trochę.

Bolek: Czyli jakby jest oczekiwanie, że ta komunikacja powinna być lepsza, ale nie czujemy, że to my też stanowimy tą komunikację, tak że…

Natalia: Dokładnie, takie zwrócenie uwagi na to, że, no to nie jest jedna osoba, która powinna komunikować, okej takie podsumowanie jakieś miesięczne, czy kwartalne jakieś podsumowania celów, tego, co zrealizowaliśmy, tego, do czego dążymy, no to może być gdzieś tam zrzucone na zarząd, ale też managerowie powinni zastanowić się nad tym co mają w swoich ogródkach i też jak współpracują z innymi.

Bolek: Albo zamiast tylko się smucić, demotywować i marudzić, że nie ma podsumowania, to po prostu o nie poprosić, tak, czyli pokazać jakby swoim szefom, słuchaj, ja czekam na to, to jest ważne dla mnie, tak, jakby czy powstało jakieś podsumowanie. Bo to też jest taka motywacja do tego, żeby komunikować lepiej, jeśli faktycznie jest jakby, no ssanie zespołu na to, że to jest potrzebne, nie.

Natalia: Ale nie znęcajmy się nad jedną firmą i idźmy dalej.

Bolek: Na szczęście to nie tylko jedna ma takie wyzwania, ale się zdarza, tak.

Natalia: Czasami się też zdarza, że pomagamy firmom wdrażać OKR-y, które też nie są zakomunikowane do reszty organizacji. Jednym z założeniem OKR-ów jest to, żeby ona motywowała wszystkich do pracy, do realizacji celów, a czasami okazuje się, że ona gdzieś tam utyka na pewnym poziomie i ludzie nawet nie są świadomi tego, że coś takiego istnieje, a jak usłyszą nazwę to nie wiedzą co to jest.

Bolek: To jest w ogóle jakby magiczne, ale może to jest, jeszcze wynika z tego, że menedżerowie wdrażający OKR-y nie do końca rozumieją właśnie po co to jest, tak, że to jest przede wszystkim narzędzie do komunikacji, które ma rozwijać silosy, które ma powodować, że zespoły miedzy sobą będą współpracowały, bo wiedzą jaki jest cel stawiany innemu zespołowi, całej firmy, tak i razem do niego dążymy. Więc jak mogą być jakby te silosy rozbijane jak ta komunikacja miedzy zespołami ma być lepsza, jeśli to jest gdzieś zamknięte i jakby mało kto do tego ma dostęp.

Natalia: No już dużo mówiliśmy o spotkaniach jeden na jeden, więc faktycznie może tego nie będziemy poruszać dzisiaj, ale to tylko taki bonus, że te spotkania jeden na jeden to faktycznie jest moment i okazja doskonała na to, żeby dużo komunikować do konkretnej osoby, ale też, no teamy często spotykają się, są głównie te zespoły projektowe, zespoły technologiczne. No one tej komunikacji raczej mają sporo, na bieżąco gdzieś tam są poinformowani o tym, co się dzieje, ale fajnie by było też przełożyć takie coś, takie formy komunikacji na inne zespoły czasami. Fajnie, żeby zespoły chociaż raz w tygodniu spotykały się i podsumowały swoje jakieś wyniki działania. To też jest moment taki trochę teambuildingowy, że jesteśmy wszyscy razem, możemy sobie o czymś porozmawiać, możemy coś wymyśleć, ale przede wszystkim, no trochę usłyszeć więcej kontekstu od managera, znowu wracając do jego roli.

Bolek: Ten kontekst jest właśnie niesamowicie ważny w komunikacji, dlatego że jeśli tej komunikacji jest za mało, jeśli nie rozumiemy dlaczego coś się dzieje, to bardzo łatwo jest się poczuć zdemotywowanym, wpaść w jakieś takie poczucie, że ale ja nie wiem w ogóle co ja robię, po co ja robię, czy ja dobrze robię. Tak i jakby się człowiek później już nakręca, oczywiście, no każdy reaguje trochę inaczej, ale generalnie im lepiej znamy ten szerszy obraz, tak, jakby tego, co jest do zrobienia, to wtedy łatwiej nam jest zrozumieć dlaczego ktoś podjął taką decyzję. I to zarówno nam jest łatwiej zrozumieć decyzję szefostwa jak i szefostwu jest łatwiej zrozumieć decyzję managerów niżej, bo jeśli rozumieją kontekst, to nie będą się jakoś tam frustrować, złościć, że decyzja była taka podjęta, tylko będą w stanie nakierować na właściwy tor jeśli byłaby to decyzja błędna, albo zrozumieć dlaczego tak było. I właśnie ta frustracja, która, według mnie jest jednym z najczęstszych powodów tego, że pracownicy odchodzą z firm. Bo im po prostu jest źle, to nie jest tak, że jakby kasa jest zła, tak, często ta kasa jest zła jak na to, z czym muszę się tu użerać. I to użeranie się to jest właśnie często brak komunikacji. Czyli zobaczmy jak łatwo można zwiększyć efektowność całej organizacji poprawiając morale wszystkich członków zespołu po prostu lepiej się komunikując.

Natalia: Pamiętajmy, że komunikacja to nie zawsze spotkania też, w myśl trochę tych efektywnych spotkań komunikować możemy na różne sposoby.

Bolek: I nawet musimy, tak, bo jakby też mamy jeden taki odcinek o takich schodach komunikacji, nota bene w angielskiej wersji naszego podcastu, on też niedługo będzie właśnie opublikowany, który mówi o różnych kanałach komunikacji, tych synchronicznych, asynchronicznych, mówi o różnicach między mailem, czatem, jakimiś systemami ticketowania, wideokonferencji, telekonferencji, spotkań fizycznych. I tak naprawdę ten mix właściwy tych kanałów powoduje, że my się czujemy z tym dobrze. Nie da się wszystkiego załatwić mailem, nie ma sensu wszystkiego załatwiać spotkaniami, trzeba po prostu dobierać te metody komunikacji. I też narzędzia w trakcie, tak, chociażby parafraza, o której też już mówiłaś wiele razy, to jest tak mocne, solidne narzędzie, które jeśli jakby w dobry sposób jest jakby użyte to powoduje, że ten feedback, jakby ta informacja zwrotna, ona się naszej komunikacji powoduje znowu, że ta komunikacja jest efektywna, że my wiemy, co zrozumiała druga osoba z tego, co my powiedzieliśmy i możemy to skorygować zanim będzie za późno, zanim się ktoś sfrustruje, czy my sami.

Natalia: Cały czas krążymy wokół tej motywacji, zaangażowania, atmosfery, no bo to przekazywanie informacji w odpowiedni sposób faktycznie jest takim silnym czynnikiem wpływającym na to jak nam po prostu w tej organizacji jest, dlatego pewnie warto o tym pamiętać. A tak z twojego doświadczenia, jak cofniesz się do jakiejś organizacji, w której gdzieś tam pracowałeś, jakie metody komunikacji, czy jakie częstotliwości, jakie spotkania najbardziej pomagały ci w pracy z ludźmi?

Bolek: Wiesz co, myślę, że kluczowym to jest właśnie ten mix, o którym mówiłem, bo nie da się stosować jednego jakby takiego schematu, który zawsze będzie działał.

Natalia: Nie ma recepty.

Bolek: Nie ma recepty, wiesz, to tak jak Kotler mówił o marketingu, tak, że marketing to nie jest pieczenie ciasta, że te same składniki zawsze dołożysz, wstawisz na tyle samo minut do takiego samego pieca i ci wyjdzie, tak. Może Thermomix też już to robi, tak, ale marketing taki nie jest. I tak samo komunikacja i budowanie zespołu takie nie jest. Na tym polega też obserwowanie siebie nawzajem i jakby ta weryfikacja, czy moja informacja dotarła, czy trzeba robić jakby coś inaczej. Bo jeśli stwierdzimy, że złotym Graalem to jest spotkanie codziennie standup na 10 minut, a potem jakby, tak jak w tym w Scrumie, tak, a potem jakieś konkretne spotkanie retrospektywa, tak, czy planowanie, to niestety regularne spotkania najczęściej przestają być efektywne bardzo szybko, bo one się odbywają spotkania dla spotkań, bo mają być, tak, ludzie się wyłączają, nie są zaangażowani. Więc, niestety, komunikacja to jest taki żywy organizm, który trzeba jakby pielęgnować, obserwować jak się rozwija i korzystać właśnie z różnych metod.

Natalia: Też a propos metod trochę, mówiłam też o tym w poprzednim odcinku, o tym procesie komunikacji, że to należy zdawać sobie sprawę z tego, że to jest proces dwustronny.

Bolek: Oj tak.

Natalia: Że to nie tylko ja sobie komunikuję, no ja to komuś komunikuję i skoro czegoś oczekuję, no to to jest moja rola, żeby upewnić się, czy ta osoba dobrze to zrozumiała. Mówiłeś o parafrazie, to jest jeden z takich sposobów na to, ale, no ważne jest żeby każdy też zdawał sobie sprawę z tego, że zarówno ten, kto przekazuje komunikat, jak i ten, kto jest jego adresatem, że my oboje musimy podjąć wysiłek, żeby ten proces przebiegł jakoś z sukcesem.

Bolek: Tak, tutaj jakby są też ważne intencje, że obie strony tej komunikacji muszą chcieć. Miałem taki przykład w jednej z firm, gdzie część członków zespołu, jakby łapała się tej myśli, że za komunikat jest odpowiedzialny nadawca, tak, czyli ja, jako odbiorca, mam cię w nosie. Ty jesteś odpowiedzialny, ty mi masz coś zakomunikować, jak nie umiesz to jest twój problem, tak. No i niestety z takim podejściem to nic się nie da jakby osiągnąć, tak, no bo nawet choćbym pięknie się komunikował to jeśli jakby druga osoba nie chce tego usłyszeć to ona tego nie usłyszy. Jeśli chce to zrozumieć inaczej, to ona zrozumie to inaczej.

Natalia: Często jest, to często jest problemem managerów w zakładaniu tego, że skoro przeszkoliliśmy tych naszych pracowników w czymś, to oni to powinni wiedzieć. No nie, bo ty to przekazałaś, czy przekazałeś, okej, ale, no musisz się upewnić, czy to dotarło, bo inaczej…

Bolek: I jak zostało odebrane, tak.

Natalia: Dokładnie.

Bolek: Stąd właśnie ta parafraza, stąd te elementy, które jakby tak różne są w tej komunikacji. I stąd, na przykład po takim spotkaniu kwartalnym zespołu, trzeba wysłać tego maila z podsumowaniem, nawet jeśli mail nie jest jakby często używaną jakby formą komunikacji w tej firmie, bo jeśli się takie podsumowanie tylko umieści gdzieś na w chmurze, to może mało kto do tego zajrzy, może jak będzie kiedyś chciał, bo sobie przypomni, że coś takiego było, no to zajrzy, ale to chodzi o to, żeby ta osoba faktycznie, znaczy ci managerowie, tak, żeby faktycznie dostali jakby podsumowanie takiego dnia, czy dwóch dni spędzonych i żeby dostali to natychmiast, a nie jakby po 2, 3, 4, 5 tygodniach, bo to już wtedy jest połowa kolejnego kwartału w plecy.

Natalia: Najgorsze jest takie: myślałam, że to wiesz. No nie jesteśmy jasnowidzami właśnie, no i tak też nie możemy zakładać, że ktoś się czegoś domyśli, my po prostu musimy niektóre rzeczy zakomunikować.

Bolek: O zakładaniu też był osobny odcinek, tak, gdzie mówiliśmy, nie zakładaj niczego niż dobre intencje, ale też z drugiej strony nie zakładaj, jeśli możesz zapytać, tak. Jeśli zakładasz, że dobrze to odebrał, no to możesz tak założyć, ale jeśli możesz sprawdzić, tak, chociażby tą parafrazą, czy po prostu zapytaniem, to się nagle okazuje, że jednak trochę inaczej było to zrozumiane, więc…

Natalia: Ale ostatnio też usłyszałam takie zdanie właśnie podczas jednego mentoringu, że, no może się domyślam, co on myśli, ale skoro mi nie powie to ja tego nie wiem. No i to jest całe takie clou.

Bolek: Tak i dlatego, myślę, że tak często do tego wracamy i będziemy do tego wracać, bo na tym też polega komunikacja. Jeśli my komunikujemy naszym klientom, klientom SaunaGrow jakby jak poprawić efektywność funkcjonowania organizacji, to my też nie możemy zakładać, że to, że nagraliśmy to 7. odcinku podcastu, że to trafi do wszystkich. Absolutnie nie, tak, podcast jest jednym z wielu narzędzi, nasze spotkania indywidualne, mentoringowe, uczestnictwa w takich spotkaniach kwartalnych i trzeba wałkować jakby w każdym możliwym momencie, że ta komunikacja jest ważna, no bo inaczej po prostu nie zakomunikujemy tego efektywnie.

Natalia: Podsumowując, niech każdy weźmie sobie do serca to, że jest odpowiedzialny za szerzenie informacji i za komunikowanie, ale też będąc w tej drugiej roli, za to, żeby brać sobie do serca to, że ja muszę to zrozumieć w odpowiedni sposób, żeby powtarzać, żeby parafrazować, żeby obie strony upewniły się, że komunikat dotarł odpowiednio.

Bolek: I tutaj w tym duchu, już na koniec mamy do was, do naszych słuchaczy, taką gorącą prośbę. Nagraliśmy już razem z Natalią 50 odcinków, ta nasza rozmowa jest naszym 51. odcinkiem podcastu i bardzo byśmy byli wdzięczni za feedback, za informację zwrotną, jak się wam słucha tych podcastów, co możemy zrobić lepiej, a czego lepiej nie zmieniać, bo już działa dobrze, czy częstotliwość, jakość techniczna, jakość merytoryczna, czy wolicie bardziej rozmowy dwóch osób, czy monologi poszczególnych mentorów SaunaGrow. Dajcie znać jak się z tym czujecie, możecie znaleźć nas na Facebooku, czy Natalia Laskowska, czy Bolesław Drapella, na LinkedInie, albo po prostu napisać na bd@saunagrow.com. Będziemy naprawdę bardzo wdzięczni za taką informację, bo dzięki temu możemy być lepsi i lepiej też służyć wam. Dzięki bardzo.

Natalia: Dzięki.

Kliknij, aby posłuchać lub nagrać komentarz głosowy