Transkrypcja odcinka

Cześć!

W dzisiejszym odcinku chciałabym poruszyć temat, który ostatnio napotykam w zasadzie na każdym kroku.

Coraz częściej słyszę, od ludzi z którymi współpracuję, że chcieliby być w stanie lepiej zarządzać własnym czasem i zadaniami.

Chyba każdy z nas zna to uczucie, kiedy nie wie w co powinien ręce włożyć. Zadań do zrealizowania jest tyle, a czasu jakby wcale… Biegamy ze spotkania na spotkanie, nowych pomysłów przybywa, ale kiedy to wszystko zrobić?

A gdzie w tym wszystkim są nasze cele i ich realizacja?

Jeśli i Ty masz problem z organizacją własnej pracy, z ustalaniem priorytetów, masz wrażenie, ze jesteś wręcz przytłoczony nadmiarem obowiązków, że pracujesz za dwóch, a mimo to wciąż się nie wyrabiasz? Posłuchaj o tym, co możesz w tej sytuacji zrobić….

Na początek zastanówmy się dlaczego dzieje się tak, że czas nam ucieka gdzieś przez palce, że niby jesteśmy zarobieni, ale jakoś nie widać konkretnych efektów.

Może robimy rzeczy, które są mało istotne, a przez to nie mamy czasu na zadania ważne?

A może chcemy zrobić zbyt wiele na raz, łapiemy milion srok za ogon, nie myśląc o tym co przyniesie nam największą wartość, czyli co przybliży nas do realizacji naszych celów? Jednym słowem nie potrafimy lub zapominamy o priorytetyzowaniu. W rezultacie jesteśmy cały czas w biegu, cały czas coś robimy, ale swoich celów niestety nie osiągamy…

Jeśli chcesz sprawdzić co się dzieje z Twoim czasem, mam dla Ciebie małe zadanie…

Stwórz sobie tabelę, nawet taką w excelu, w której będziesz zapisywać wszystkie czynności, które wykonujesz w ciągu dnia, a obok zaznacz ile czasu na nie przeznaczyłeś. Spotkania, analizę raportów, wszelkie zadania, które realizujesz. Cały czas  przeznaczony na pracę (zazwyczaj 8h) powinien być rozpisany w tabeli. Tak, nawet przerwy, czas na kawę i plotki ze współpracownikami, przeglądanie social media czy też innych rzeczy w Internecie. Bądź jak najbardziej szczery sam ze sobą. W zależności od pracy jaką wykonujesz, taką (nazwijmy to) analizę, można prowadzić nawet do kilku tygodni. Tydzień to takie minimum, po którym na pewno będziesz już w stanie zauważyć na co zużywasz swój czas. Co więcej, będziesz w stanie określić czy swój czas wykorzystujesz efektywnie, czy może wkradają Ci się tzw. „Złodzieje czasu”, czyli rzeczy, które wpływają na to, że marnujesz swój czas.

Ja, czasami taką analizę zlecam managerom, z którymi współpracuję. Wtedy przy każdym wykonanym zadaniu proszę ich o określenie  priorytetu, np. Od 1 do 3 – ma to pokazać, jak oni uważają, jak ważne to zadanie było. Następnie ja robię to samo i określam swoje priorytety, dzielę się swoim punktem widzenia na temat tego, co dla danej osoby powinno być ważne w kontekście realizacji celów. Często otwiera nam to oczy.

Zaczynamy zauważać, że swój czas poświęcamy nie na to, na co powinniśmy. Że nie myślimy o efektach, które powinniśmy uzyskać, w końcu że nie określamy sobie priorytetów.

Tutaj nie mogę nie wspomnieć o istotnej kwestii posiadania jasno określonych celów. O tym sporo mówię w poprzednich odcinkach, m.in. w odcinku nr 49 o Celach i oczekiwaniach. 

To właśnie cele pomagają nam w ustalaniu priorytetów i to właśnie cele powinny determinować kierunki naszych działań, czyli to, na co chcemy przeznaczyć swój czas. W jaki sposób?

Posiadając jasne cele, jesteśmy w stanie określić czy dane zadanie, a w zasadzie jego realizacja i spodziewany rezultat są dla nas istotne. Angażując się w działania, musimy wiedzieć czy są one dla nas ważne czy nie, czy ich realizacja przybliży nas do osiągania swoich celów. Pamiętajmy, że sam fakt wykonania pewnego zadania jest mało znaczący… Co z tego, że się napracowałam i coś tam zrobiłam. Jeśli efekt końcowy, nie jest tym, czego oczekuję ja, mój przełożony czy nawet firma, to działanie to było raczej zbędne. Brutalnie mówiąc, zmarnowałam czas, który mogłam wykorzystać bardziej efektywnie, który mogłam poświęcić na coś bardziej wartościowego. 

W tym miejscu zastanów się czy Twoje cele są dla Ciebie jasne? Czy wiesz czego się od Ciebie oczekuje?

Jeśli tak, postaraj się swoje cele spisać. Będzie Ci łatwiej analizować tabelę z czynnościami, na które poświęcasz swój czas i ustalić czy wykorzystujesz go efektywnie.

Jeśli Twoje cele nie są dla Ciebie do końca jasne – to w pierwszej kolejności swój czas powinieneś poświęcić właśnie na to: na określenie i spisanie swoich celów oraz uporządkowanie priorytetów.

Ktoś może tu pomyśleć: ok, cele celami, ale rzeczywistość zawsze jest taka, że co chwilę wpada coś nam na tapetę, czym musimy się zająć. 

No właśnie: musimy czy nie musimy?

Tutaj warto zdawać sobie sprawę i być w stanie odróżniać rzeczy ważne od pilnych, w czym może Wam pomóc matryca Eisenhowera. 

Eisenhower stwierdził kiedyś, że

to co pilne rzadko kiedy jest ważne, a to co ważne zwykle nie jest pilne.

Dlaczego?

Bo ważne dla nas są rzeczy związane z naszymi celami. Od ich realizacji często odciągają nas sprawy pilne, czym są zazwyczaj zadania, o które proszą nas inni, gdzie termin realizacji jest określony i raczej dość krótki.

Matryca Eisenhowera, o której wspomniałam jest niezwykle pomocna w określeniu ważności i pilności naszych zadań. Analizując działania możemy podzielić je na: pilne i ważne, niepilne i ważne, pilne i nieważne oraz niepilne i nieważne. 

Spróbujcie zrobić to z czynnościami, które zapisaliście w swojej tabelce albo pójdźcie krok w przód i wypiszcie sobie wszystkie zadania na najbliższy tydzień. Zastanówcie się które z tych zadań są naprawdę pilne i musicie je zrealizować od razu, a które są ważne, bo przybliżą was do realizacji celów. Mając tak określone zadania, podzielone na 4 grupy określające ich ważność i pilność, będziecie wiedzieć jakie działania i w jakiej kolejności musicie podjąć, a z których możecie całkowicie zrezygnować bądź też zdelegować. 

Które zadania możesz pominąć? Te, których realizacja nie przyniesie Ci żadnych korzyści, bądź też te stanowiący „złodziei czasu”, czyli powodujące, że marnotrawimy swój czas. 

Zdelegować natomiast możemy różne obszary i zadania. To co w pierwszej kolejności jesteśmy w stanie powierzyć innym to zadania określone jako nieważne, ale pilne. Upewnij się które z zadań nie wymagają tego, abyś zajmował się tym samodzielnie i przekaż je odpowiednim osobom. Jeszcze lepiej byłoby gdybyś zamiast każdorazowo delegować zadania, oddał odpowiedzialność za dany obszar. Jak i dlaczego dowiesz się w odcinku nr 32, który jest w całości poświęcony właśnie delegowaniu.

Dzisiejszy podcast ma na celu zachęcenie Was do działania – działania na rzecz poprawy sposobu wykorzystania własnego czasu i odpowiedniego zarządzania nim. Zacznijcie więc od tego, żeby spisać swoje cele, przeanalizować zadania i posegregować je zgodnie z matrycą Eisenhowera.  W kolejnym odcinku pójdziemy o krok dalej, podpowiem Wam jak efektywnie planować i realizować zadania oraz jakie metody zarządzania czasem mogą przydać wam się w codziennej pracy. 

Do usłyszenia!

Kliknij, aby posłuchać lub nagrać komentarz głosowy