Transkrypcja odcinka

Bolek: Cześć Natalia.

Natalia: Cześć.

Bolek: To o czym dziś będziemy rozmawiać?

Natalia: Jak pewnie można już zauważyć, spora część naszych podcastów, dotyczy wyzwań, z którymi stykają się nasi klienci. Ale też takich, które przerobiliśmy też my sami. Tak więc dzisiaj przyszłam właśnie z tematem, który uznałam, że warto by było przegadać.

Bolek: No to podziel się tą tajemnicą, co to takiego?

Natalia: Chciałabym porozmawiać trochę o roli managera. Szczególnie takiej, w rosnących organizacjach, gdzie ta nasz rola niewątpliwie się zmienia. Czasami nawet nie wiemy kiedy. A momentem, który uświadamia nas, że coś się zmieniło, jest ten, w którym zaczynamy tak trochę w siebie nawet wątpić. Kiedy zaczynamy odczuwać może lekką frustrację, spowodowaną tym, że niby jesteśmy megazarobieni, niby na nic nie wystarcza nam czasu, niby mamy, no dużo tej pracy na naszym stole, a gdy wybija 17: mamy wrażenie, że tak naprawdę nic nie zrobiliśmy. Ja to znam, a ty?

Bolek: No to jest chyba taki moment, kiedy nasz kalendarz zapełnia się samymi spotkaniami i mamy wrażenie, że tylko żyjemy spotkaniami i tak mija cały nasz dzień. To jest dość frustrujące, ale chyba do momentu, kiedy się nie do końca rozumie z czego to wynika.

Natalia: To na pewno. I do tego też dodałabym, do tego nic nie robienia, dodałabym takie problem tego, że też już nie wiem wszystkiego. Tak merytorycznie. Że pewne procesy, procedury, czy szczegóły pracy, którą wykonują ludzie w moim zespole, że kiedyś ja to wszystko tworzyłam, ja to wszystko ogarniałam, to ja byłam tym ekspertem, do którego przychodzono po wszelkie rady, a teraz ja tego nie wiem. To nic złego i to naturalna kolej rzeczy. I tego to ty mnie nauczyłeś właśnie.

Bolek: Tak. To były czasy w AirHelpie, kiedy nagle, z kilkunastoosobowego zespołu, może nie tak nagle, ale dość szybko ten zespół wzrósł do ponad chyba 450 osób, w tym momencie. Więc to chyby był dość naturalny moment, żeby przestać wszystko ogarniać, nie?

Natalia: Niewątpliwie :) Ale wracając trochę do tematu, tego właśnie nicnierobienia, czy zdawania nam się tego, że nic nie robimy. Skąd to się bierze, dlaczego tak się dzieje. Myślę, że warto by było o tym porozmawiać i przez tą naszą rozmowę trochę uświadomić ludzi, którzy nas słuchają, a ja też na co dzień uświadamiam managerów, z którymi współpracuję, że to jest naturalne i że tak się zdarza. Po prostu musimy nauczyć się z tym radzić.

Bolek: No dobrze, ale to na co zwrócić uwagę w tej nowej relacji, w tej nowej rzeczywiście sytuacji dla wielu managerów?

Natalia: Mówiłeś o tych spotkaniach i to jest w zasadzie jedna z ważniejszych rzeczy. Bo jak rośnie organizacja, zwiększają się też nasze zespoły, przybywa nam ludzi, z którymi współpracujemy. Ale też jest więcej osób w samej organizacji, z którymi musimy się spotykać, współpracować, coś obgadywać. Więc, tak jak mówiłeś, ta liczba spotkań zdecydowanie rośnie i to one są pochłaniaczem naszego czasu. Ale to, co ja zawsze powtarzam, to to, żeby managerowie zdali sobie sprawę z tego, że to w żadnym wypadku nie jest zmarnowany czas, pod warunkiem, że spotkania są wykonywane, przeprowadzane efektywnie.

Bolek: O tym też nagrałaś osobny odcinek o samych spotkaniach i do tego bardzo serdecznie zachęcamy. Bo faktycznie, skoro zajmuje nam to tyle czasu, to to nie może być nieefektywne. Musimy zadbać o to, kiedy to spotkanie faktycznie jest potrzebne, a kiedy może być zastąpione jakby mailem, czy krótką rozmową na jakimś Messengerze, czy czacie, a kiedy faktycznie spotkanie jest potrzebne, kto na tym spotkaniu musi być i tak, żeby z tego spotkania każdy wyszedł z jasną informacją co, do kiedy, przez kogo ma być zrobione. Ale to jest faktycznie osobny podcast i do niego serdecznie zachęcamy. Ale nie tylko spotkania w grupach, ale też spotkania te jeden na jeden. To jest temat nowy dla wszystkich managerów. To też megaistotne.

Natalia: I to tym też mam osobny podcast. I też warto go odsłuchać. Ale faktycznie, w kontekście tej nasze dzisiejszej rozmowy, one są, no bardzo ważne, te spotkania jeden na jeden. Bo to jest ten czas, który my poświęcamy właśnie na rozwijanie swojego zespołu, na motywowanie naszych ludzi, na tworzenie relacji, budowanie zaufania, bezpieczeństwa. A to wszystko wpływa tak naprawdę na efektywność działań naszego zespołu, które de facto są już naszymi efektami, naszej pracy. I też to, co zawsze powtarzam managerom sfrustrowanym tym, że nic nie robią, to właśnie próbuję im pokazać to, co osiągnęli z całym zespołem. Bo to co osiągają poszczególni ludzie w zespole, to jest też ich ciężka praca, nad ta właśnie efektywnością.

Bolek: Jeszcze o tych spotkaniach jeden na jeden. To jest taka pułapka, którą obserwujemy u części naszych klientów, że nasłuchali się, naczytali, gdzieś wiedzą, że te spotkania jeden na jeden są faktycznie ważne i je robią. I nawet się one regularnie odbywają, ale nie robią ich wystarczająco dobrze. Okazuje się, że czas faktycznie na to poświęcają, spotkania są regularne, dużo czasu w tym kalendarzu one zajmują, bo każdy ma tych kliku podwładnych, więc chce się z nimi spotkać, a potem na przykład w rocznym, czy kwartalnym podsumowaniu zadowolenia pracowników, okazuje się, że nie są chwaleni. Że nie wiedzą tak naprawdę, co się dzieje. Że nie wiedzą na czym polega ich rola. I to tylko naprawdę pokazuje, że te spotkania jeden na jeden, mimo że się odbywają, czasami nawet mówi się o nadkomunikacji w organizacji, to one nie odbywają się jakby we właściwym jakby celu, czy efekcie. Czyli to nie tylko żeby się odbywały, tylko jak one powinny się odbywać. To jest nawet bardziej kluczowe niż że. No bo co z tego, że marnują nasz czas, jak nie robią tego, co powinni robić.

Natalia: To się zgadza. I co ciekawe jeszcze, to ja nadzorując trochę, czy przyglądają się spotkaniom prowadzonym przez różnych managerów, widzę, że one niby są prowadzone zgodnie z tymi książkowymi zasadami, ale tak naprawdę nie wynika z nich to, co powinno. Więc to jest taka mała pułapka, że czytamy książki jakieś, przechodzimy przez szkolenia, przyswajamy informacje, które potem tak naprawdę w rzeczywistości nie przekładają się na pożądane efekty.

Bolek: No dobra, ale w takim razie, jak do tego podejść. Jeśli ja jako manager przeczytałem, posłuchałem, byłem nawet na szkoleniu, to jak jeszcze można spróbować zrozumieć jak do tego podejść?

Natalia: Myślę, że trzeba zacząć od też efektów. Bo tak naprawdę wiemy, jak to przeprowadzić, ale musimy się zastanowić, co chcemy osiągnąć, po tych one-on-one’ach i taki zrobić sobie stop i przyjrzeć się sobie, efektom tych naszych rozmów, efektom pracy ludzi i zastanowić się, czy my faktycznie osiągamy ten nasz cel. Albo, z drugiej strony, możemy poprosić kogoś doświadczonego o to, żeby po prostu nam się przyjrzał. Ja to stosowałam i na sobie, mając kiedyś taki shadowing i na swoich managerach. Również oferuję to klientom, z którymi współpracuję i to naprawdę działa. Bo czasami takim półgodzinnym, godzinnym spotkaniem, w którym uczestniczę, jestem w stanie im bardzo pomóc dając feedback, o którym też będziemy mówić, taki, nie tyle teoretyczny, co tak naprawdę praktyczny. Bo właśnie, to co mówiłam na początku. Zauważam, że oni znają jakąś tam teorię. Gorzej trochę z praktyką.

Bolek: Wspomniałaś shadowing, wytłumacz jak to dokładnie działa, jak to funkcjonuje?

Natalia: Uczestniczę w spotkaniach jeden na jeden, prowadzonych przez managera z jakimś pracownikiem. Uczestniczę jako cień, czyli shadow. Mnie tam nie ma, ja po prostu się temu przysłuchuje. Czasem są to spotkania na żywo, czasami za zgodą pracownika oczywiście, manager nagrywa takie spotkanie, przesyła mi nagrania i po prostu udzielam feedbacku managerowi. Nie jestem tam po to, żeby, nie wiem, oceniać tego pracownika i jego pracę, tylko żeby przyglądać się managerowi i być w stanie dać mu informację zwrotną na temat tego, jak przeprowadza spotkanie jeden na jeden, co mógłby zrobić lepiej, czego zabrakło. Na co na przykład ja, z mojego punktu widzenia, byłam w stanie zwrócić uwagę, czego on gdzieś tam nie uwzględnił, więc na tym polega shadow.

Bolek: Więc jako cień, wszystkie strony są świadome, że tam jesteś. Nie jesteś jako agent podsłuchujący, tylko za pewną zgodą. Ale cień dlatego, że starasz się nie wpływać na to, jak wygląda normalnie taka rozmowa. To nie ty ją prowadzisz, tylko po prostu się przysłuchujesz gdzieś tam z boku, tak?

Natalia: Tak jest.

Bolek: No faktycznie, bo to jest jakby takie podejście już wykraczające poza tą taką szkoleniowo-teoretyczną sferę, tylko pokazuje konkretne wyzwania dla managera.

Natalia: Typowa praktyka. No teoria to jedno, ale praktyka to drugie. I to jest też tak, że staram się uczestniczyć przynajmniej z kilku takich spotkaniach. Bo to też, w zależności od osoby, z którą przeprowadzamy to spotkanie, te spotkania się różnią. Oczywiście z każdymi mamy inne relacje, każdego próbujemy gdzieś tam na początku poznać, po to, żeby właśnie wiedzieć jak z tą osobą rozmawiać. Żeby wiedzieć co go motywuje, na co powinniśmy zwracać uwagę. Więc, no takie spotkanie jedne na jeden, nie ma takiej złotej recepty. Jakby mnie ktoś zapytał, powiedz teraz jak ty to robisz, no to nie jestem w stanie tego powiedzieć, bo właśnie. To zależy od człowieka, od wyzwań, które ma, od tego, co go motywuje. Od tego, jakiego rozwoju może wymaga, czy oczekuje.

Bolek: Bo jeden szablon dla wszystkich będzie sztuczny.

Natalia: A w książkach jest jeden szablon, który gdzieś tam ludzie uwzględniają w swoich spotkaniach, co nie zawsze do końca działa. Oczywiście są sytuacje, gdzie one się sprawdzają, ale nie zawsze.

Bolek: Już tak kończąc naszą dzisiejszą rozmowę, ten shadowing, on się sprawdza tylko w kontekście spotkań jeden na jeden, czy też można go rozszerzyć o inne wsparcie dla managerów?

Natalia: Zdecydowanie można go rozszerzyć, szczególnie właśnie wracając do tego tematu efektywności spotkań. To temat jest bardzo istotny w rosnących organizacjach. I też staram się wspierać klientów właśnie w taki sposób, że gdy zauważam, że jakieś spotkania może nie do końca są efektywne, albo, nie wiem, za dużo osób w nich uczestniczy, biorę udział w takich spotkaniach i potem po prostu dają swój feedback, swoja informację zwrotną i też rekomenduję jakieś dobre praktyki, które w danej organizacji mają szansę się sprawdzić i pomóc im oczywiście w tym, żeby optymalizować i czas pracy i efekty, które z tego wynikają.

Bolek: To chyba się szczególnie przydaje przy takich spotkaniach, które się regularnie powtarzają. Co tydzień, czy co dwa tygodnie. Bo bardzo łatwo jest stracić zainteresowanie uczestników spotkań regularnych, jeśli po drugim, czy trzecim spotkaniu ludzie stwierdzają to nie ma sensu, ja mogłem ten czas wykorzystać lepiej.

Natalia: To po pierwsze, ale też pamiętajmy, że w rosnących, znowu, w rosnących organizacjach mamy te spotkania na przykład cotygodniowe i do pewnego momentu one są okej. Ale jak jest coraz więcej osób w firmie, reflektujemy się, że na tym spotkaniu już jest 20 osób, a nie 5 na przykład, no to, to jest też moment, w którym trzeba się jemu przyjrzeć. Czy ten skład jest cały potrzebny, czy co tydzień to nie jest za dużo. Więc w takich organizacjach, z którymi współpracujemy warto tym spotkaniom, właśnie tak jak mówisz, szczególnie regularnym się przyglądać.

Bolek: Super. Myślę, że tyle na dzisiaj, ale tyle mówiliśmy o feedbacku, że rzeczywiście trzeba osobną rozmowę na ten temat przeprowadzić.

Natalia: Zdecydowanie.

Bolek: Do usłyszenia. Dzięki Natalia.

Natalia: Cześć.

Kliknij, aby posłuchać lub nagrać komentarz głosowy