Transkrypcja odcinka

Cześć!

Skuteczna rekrutacja, to jedno z ważniejszych zadań managera, ale też istotna kwestia z punktu widzenia całej organizacji. O tym wspominaliśmy już kilkakrotnie w różnych odcinkach naszego podcastu. Znalezienie odpowiedniego pracownika nie jest prostym zadaniem, a utrzymanie go czasem bywa jeszcze trudniejsze. A wszystko to wiąże się z pewnymi kosztami: przede wszystkim kosztem finansowym poszukiwania pracownika. Inną formą kosztu, czy może lepiej ująć to jako stratę, jest wszystko to, co tracimy jako organizacja przez NIE posiadanie odpowiedniej osoby na odpowiednim stanowisku.

Z poprzedniego odcinka wiemy już kiedy i jak powinniśmy planować rekrutację, wiemy też jakich błędów powinniśmy się ustrzegać. Zakładając więc, że mamy strategię i plan zatrudnienia, możemy przystąpić do rozpoczęcia procesu rekrutacji. 

Proces. No właśnie… rekrutacja to proces i warto być tego świadomym.

Rekrutacja to zbyt istotna kwestia zarówno dla pracodawcy jaki i potencjalnych kandydatów, żeby móc działać spontanicznie, bez przygotowania, bez określenia konkretnych kroków i etapów, generalnie – bez planu.

Każdy proces rekrutacyjny może być inny. Ważne żeby był określony i zakomunikowany. Zarówno wewnątrz organizacji, jak i na zewnątrz. To wpływa na jego efektywność, a co za tym idzie – przynosi szereg korzyści. Nie powiem Wam dzisiaj jak Wasz proces rekrutacyjny powinien wyglądać krok po kroku – o tym możemy porozmawiać na osobności, bo każdy proces powinien być skrojony na miarę – w zależności od firmy, od stanowiska na które rekrutujemy, z uwzględnieniem naszej kultury organizacyjnej, naszych potrzeb.

Dziś natomiast zwrócę uwagę na pewne benefity, które może nam przynieść dobrze zaprojektowany proces rekrutacyjny. Dobrze zaprojektowany, ale jak już też wspomniałam dobrze zakomunikowany – czyli jasny, przejrzysty i transparentny.

Ta transparentność może objawiać się wieloma korzyściami.

Po pierwsze, jasno zakomunikowany proces może wpłynąć na sposób postrzegania naszej firmy przez kandydatów. To w pewnym sensie odzwierciedla naszą kulturę organizacyjną – kulturę otwartej, przejrzystej komunikacji, kulturę uczciwości. A chyba każdemu z nas zależy na współpracy z uczciwymi ludźmi, a już na pewno na uczciwym pracodawcy.

Dlatego już na pierwszym spotkaniu powinniśmy poinformować kandydata z jakich etapów składa się cały proces.

Dobrze jest, żeby kandydat wiedział, czego może się spodziewać. Mało profesjonalne wrażenie robią procesy, w których kandydat co chwilę rozmawia z kimś innym i nikt nie jest w stanie określić kiedy nastąpi ’koniec’. Taka niekończąca się opowieść… A przecież to również nam, czyli pracodawcy powinno zależeć na kandydatach. W końcu gdzieś tam jest ktoś, kogo bardzo będziemy chcieli mieć w naszej organizacji. A przecież ten ktoś może brać udział w innych procesach, w innych firmach, które mogą zrobić na nim o wiele lepsze wrażenie. Pamiętajmy, że proces rekrutacji to proces dwustronny.

To nie tylko kandydat musi się jak najlepiej zaprezentować. To również my musimy dobrze wypaść.

Musimy przekonać kandydata, że jesteśmy tymi, z którymi on chciałby pracować, a nasza firma to miejsce, w którym on (czy ona) idealnie by się odnalazł. Ale pamiętajmy też o naszej uczciwości – nie koloryzujmy, nie przedstawiajmy firmy lepszej niż w rzeczywistości jest. Przecież czas i tak wszystko zweryfikuje… Po co nasz idealny kandydat ma się rozczarować i odejść? Przecież to kłopot nie tylko dla niego, ale również dla nas! Dlatego, bądźmy szczerzy i nazywajmy wyzwania firmy po imieniu.

Nasza transparentność powinna się wiązać również z tym, co dla kandydatów jest dość istotne – czyli z poziomem oferowanego wynagrodzenia. Bardzo często zastanawiamy się czy dobrym pomysłem jest publikowanie widełek wynagrodzeń w naszych ogłoszeniach o pracę. Widać, że coraz częściej jest to praktykowane przez pracodawców. I bardzo dobrze! Bo to kolejna cegiełka do budowania zaufania do nas, jako do pracodawcy. W ten sposób kreujemy pewien wizerunek firmy, co doceniają potencjalni kandydaci. Przede wszystkim budujemy wizerunek pracodawcy jako godnego zaufania. Ale nie tylko… 

Co równie ważne, widełki pomagają w optymalizacji procesu rekrutacji. Publikując kwoty wynagrodzeń, ograniczamy grono potencjalnych kandydatów – zgłoszą się do nas Ci, których oczekiwania finansowe będą zbieżne z naszymi możliwościami płacowymi, co sprawi, że nasi rekruterzy będą pracować w dużej mierze na trafionych profilach kandydatów.  A jeśli nasze stawki są niezwykle atrakcyjnie, to na pewno pomogą one przyciągnąć równie wartościowych pracowników.

W transparentności ważne jest również to, że stosujemy taki sam proces dla wszystkich kandydatów. Że jest on spójny, powtarzalny i niezmienny. Tylko wtedy taki proces ma szansę dać nam wiarygodne wyniki, ale też jest w stanie udowodnić swoją skuteczność.

I jeszcze jedno – warto dawać szansę ludziom z wewnątrz organizacji. Szansę na wzięcie udziału w procesie rekrutacyjnym. Nawet jeśli nie do końca wierzymy w to, że dany pracownik mógłby odnaleźć się w tej konkretnej roli, ważne jest to, żeby miał szansę na wykazanie się. Takie osoby, osoby z wewnątrz organizacji, uczestnicząc w procesie rekrutacyjnym, będą mieli równe szanse z tymi kandydatami, którzy przychodzą do nas z zewnątrz. Taka możliwość sprawdzenia swoich sił jest dla pracowników cennym doświadczeniem – czasem wartościową lekcją, która pokaże kierunki rozwoju tym, którzy mają ambicje na robienie “czegoś więcej”, a czasem szansą i nagrodą na zmianę ścieżki kariery czy na rozwój w nowej roli. Brak tej możliwości, poczucie pominięcia np. przy ewentualnej możliwości awansu, może skutkować demotywacją pracownika czy brakiem akceptacji nowej osoby na tym stanowisku. A tego byśmy nie chcieli…

Skuteczny proces rekrutacyjny to oczywiście taki, który zakończymy sukcesem i zatrudnimy najlepszego kandydata.

Pamiętajmy, że najlepszy z dostępnych to niekoniecznie najlepszy z najlepszych.

O co mi chodzi…? Czasami lista naszych kandydatów jest dość mała i żaden w 100% nie spełnia naszych oczekiwań. Ale chcemy ten proces szybko zakończyć, bo potrzebujemy osoby na tym konkretnym stanowisku i decydujemy się kogoś zatrudnić. Idziemy na pewien kompromis, który z czasem może nas sporo kosztować. Bo może okazać się, że ten człowiek w 100% nie spełniał oczekiwań podczas procesu rekrutacyjnego, a w pracy odnajduje się jeszcze mniej. I odchodzi. Albo co gorsza, musimy go zwolnić. A my musimy zacząć proces rekrutacji od nowa, znów poświęcić czas i zasoby, ale też efektywność działań firmy. W końcu ktoś, kto był nam bardzo potrzebny, nie spełnił oczekiwań i znów jesteśmy w punkcie wyjścia. Warto zdawać sobie sprawę z tego czym są koszty odejścia pracownika, dlatego zachęcam Was do odsłuchania odcinka nr 22 naszego podcastu,w którym właśnie ten temat jest szerzej poruszony.

Chciałabym też zwrócić uwagę na to, że umiejętności i kompetencje kandydatów to nie jedyne kryterium, które powinniśmy brać pod uwagę w trakcie rekrutacji. Oczywiście, każdemu zależy na tym, żeby mieć w zespole eksperta w swojej dziedzinie. Ale oprócz tego podczas procesu rekrutacyjnego warto przeanalizować motywację kandydata, czyli to dlaczego chce on u nas pracować. Kolejny ważny aspekt to dopasowanie kulturowe. O tym mówię trochę w odcinku nr 33 o Budowaniu zespołów, do którego odsłuchania również zachęcam.

Bo rekrutacja to podstawowy element właśnie budowania efektywnych zespołów. Ale nie jedyny. 

I znów, skuteczna rekrutacja to taka, która zapewni nam pracownika. Ale takiego na dłuższy czas, który zostanie z nami, bo nasza organizacja pasuje mu pod każdym względem, a także ten człowiek pasuje nam, czyli spełnia nasze oczekiwania. Czyli będzie to dla nas kandydat najlepszy z najlepszych.

A co zrobić jeśli sami nie jesteśmy w stanie dotrzeć do tych najlepszych?

Po pierwsze warto być proaktywnym – czyli nie czekamy tylko na spływ aplikacji na nasze ogłoszenie. Szukamy różnych sposobów, żeby dotrzeć do potencjalnych kandydatów.

Wśród wielu możliwości, które mamy, dobrą i dość efektywną praktyką jest program poleceń, czyli zaangażowanie naszych obecnych pracowników w proces rekrutacji. W jaki sposób? W taki, żeby zmotywować ich do rozpowszechniania informacji o otwartych wakatach i zachęcaniu kandydatów do aplikowania. Motywatorem tym zazwyczaj jest jakaś premia pieniężna, wypłacana np. po 3 miesiącach pracy poleconego i zatrudnionego kandydata. W niejednej firmie sposób ten sprawdził się i spowodował znaczące zwiększenie bazy potencjalnych kandydatów na różne stanowiska.

Innym pomysłem jest skorzystanie ze wsparcia specjalistów, czyli na przykład z agencji rekrutacyjnej.

Czy ja to polecam? Tak, pod warunkiem, że dobrze wybierzemy firmę czy osobę, z którą będziemy współpracować. Ja w takiej współpracy najbardziej cenię sobie spersonalizowane procesy działania, spersonalizowane podejście do klienta, czyli do mnie, ale również do kandydata. Warto zadbać o jakość takiej współpracy i takich działań, a szczególnie rezultatu, na którym nam zależy,  w końcu usługa ta nie jest tania. Ale czy faktycznie? To jest często coś, co nas blokuje – słysząc cenę za taką usługę, często nie decydujemy się z niej skorzystać, myśląc, że koszt jest zbyt wysoki. A jaki jest Wasz koszt nie posiadania pracownika na określonym stanowisku? Warto przeliczyć utracone korzyści w czasie, bo często okazuje się, że ten koszt jest znacznie wyższy niż koszty agencji rekrutacyjnej. I w takiej sytuacji zdecydowanie warto poprosić o pomoc ekspertów.

Dlatego też w przypadku procesów rekrutacyjnych, jak i wszystkich innych procesów, warto być w stanie opierać swoje decyzje o dane, warto mierzyć działania HRowe. W kontekście rekrutacji ciekawym parametrem jest ‘time to hire’, czyli czas od podjęcia decyzji o potrzebie zatrudnienia do startu pracy wybranego kandydata. W zestawieniu ze średnio dziennym przychodem na osobę, jasno widzimy ile tracimy na tym, że tej konkretnej osoby nie posiadamy. Więc śledzenie tej liczby zdecydowanie pomoże nam na przykład podjąć decyzję odnośnie tego kiedy warto zatrudnić agencję rekrutacyjną, bo działając samodzielnie nie tylko zajmie nam to zbyt wiele czasu, ale też niepotrzebnie zaangażuje czas wielu innych osób, no i nie wygenerujemy określonego przychodu, który w tym miejscu możemy nawet nazwać przychodem utraconym.

Planując proces rekrutacji, musimy wziąć pod uwagę wiele elementów, odpowiedzieć sobie na jeszcze więcej pytań. Musimy przede wszystkim wiedzieć kogo chcemy zatrudnić i co ta osoba ma wnieść do naszej organizacji. To już połowa sukcesu. Potem tylko dobrze zaplanowany proces rekrutacyjny i sukces jest nam pisany!

W teorii brzmi dość prosto, w praktyce jest to trochę bardziej skomplikowane. Sama tworząc i realizując wiele różnych procesów rekrutacyjnych, dobrze wiem jak bardzo jest to wymagające, ale też ile satysfakcji przynosi. Dlatego chętnie wspieram firmy w tym obszarze, więc jeśli tylko potrzebujecie jakiegoś wsparcie, odezwijcie się do nas!

Do usłyszenia!

Kliknij, aby posłuchać lub nagrać komentarz głosowy