Transkrypcja odcinka

Bolek: Cześć Natalia.

Natalia: Cześć Bolku.

Bolek: W poprzednim odcinku mówiłem dość długo i obszernie na temat mentoringu, trochę o coachingu i o tym jak to robimy w SaunaGrow. Jako że jesteś bardzo częstym, często wybieranym mentorem wśród naszych klientów, to chciałem cię podpytać trochę o twoje doświadczenia już tak bardziej praktycznie. Możemy?

Natalia: No oczywiście.

Bolek: Super. Mówiłem o tym, jak wygląda taka sesja, ale spróbujmy może porozmawiać o tym, jakie faktycznie problemy i wyzwania mają nasi klienci, którzy w takich sesjach mentoringowych z nami biorą udział. Tak, żeby można było sobie wyobrazić w czym my tak naprawdę możemy pomóc i może jak udało się pomóc w tych wyzwaniach. Masz jeszcze jakiś przykład?

Natalia: Oczywiście, że mam. Ale zanim… chciałabym trochę nawiązać też do twojego odcinka, gdzie mówiłeś o tej relacji między mentorem i tą drugą osobą. Bo ta relacja jest bardzo istotna. Ja takich relacji mam kilka faktycznie w SaunaGrow i to bardzo pomaga, bo jeżeli się poznamy, jeżeli sobie ufamy, jeżeli ta osoba mentorowana wie, że może na mnie polegać, że może mi ufać, że może się otworzyć i tak naprawdę szczerze porozmawiać o swoich problemach, wyzwaniach, to wtedy ten nasz mentoring jest znacznie łatwiejszy. Czyli ważne jest to właśnie, żeby tę relację stworzyć, żeby nie było tak, że ta druga osoba przychodzi trochę za karę, bo musi.

Bolek: Bo szef jej kazał.

Natalia: Trochę poopowiada co tam u niej, zda jakieś relacje i tyle. Właśnie ważne jest to, żeby móc stworzyć taką sytuację, gdzie ta osoba chce dzielić się po prostu tym, co w pracy robi, bo wtedy nasza praca też jest łatwiejsza i szybciej możemy wznieść jakąś wartość. Ale co do tych obszarów, ich jest mnóstwo. Ostatnio mówiliśmy też o danych, więc może o tej analizie danych, o optymalizacji procesów, które wynikają z tych danych, może o tym możemy rozpocząć.

Bolek: Super, dobry pomysł, bo to jest coś co coraz więcej managerów zdaje sobie sprawę, że trzeba robić, jakoś to zaczynają robić, ale nie zawsze wiedzą, jak to powinno wyglądać.

Natalia: Tak i często jest tak, że są organizacje oczywiście, które danych nie mają, ale są też takie, które faktycznie mają łatwy dostęp do różnego rodzaju narzędzi, które im te dane wręcz wypluwają, ładnie pokazują. Moim zadaniem często jest to, żeby po prostu się im przyjrzeć i czasami nawet po prostu zadać odpowiednie pytania. Zdarza się tak, że patrzymy na te nasze wykresy, patrzymy na nie codziennie i trochę nie zauważamy, kiedy one się zmieniają, albo to jest to twoje ulubione powiedzenie o powolnym gotowaniu żaby, coś tam spada, spada, no i tak naprawdę nie zastanawiamy się, dlaczego tak jest. I miałam parę takich przypadków, gdzie na pierwszym spotkaniu już nawet z osobą mentorowaną, jak poprosiłam o dostęp do takich danych, to na pierwszy rzut oka pokazało mi się kilka obszarów, które wskazywały na drastyczny spadek konwersji na przykład, na jakiś słaby performance jakichś konkretnych członków zespołu. Bo to po prostu nie było, nie wiem czy na bieżąco, czy odpowiednio monitorowane i na bieżąco nie zostały wyciągane też wnioski z tych danych, na które patrzymy.

Bolek: No albo też managerowie, często popadają w taką rutynę, że skoro do tej pory bywał problem z trzecim i czwartym wykresem, no to już nie patrzymy na pierwszy, drugi, piąty, tak, bo przecież problemy były gdzie indziej. A czasami to spojrzenie takie z zewnątrz takiej osoby i właśnie zakwestionowanie, czy jakby dopytanie o to, a jak działa ten wykres, a skąd on bierze dane i takie zauważenie czasami, to jest tak zwany sanity check, że to się po prostu razem nie składa, tutaj jest coś nie tak. Dane też czasami bywają błędnie zbierane i co z tego, że wykres wyglądał ładnie, jak nie pokazuje na przykład całego obszaru. Czyli rozumiem, że takie pytania, że stajemy się jakby na równi z równym z tą osobą mentorowaną ciekawi tych danych, tylko że przez to, że patrzymy na nie rzadziej, przez to, że patrzymy na nie często po raz pierwszy to zadajemy pytania, które też potrafią otwierać oczy, nie?

Natalia: Tak i też dlatego, że nie jesteśmy tam w środku i nie jest to dla nas tak oczywiste, my musimy zadać te pytania i w momencie jak ja zadaję pytania typu, a co tam się zadziało, że ta konwersja tak spadła, wtedy ta osoba odpowiada, czy drąży i odpowiada mi na to pytanie i ja jestem w stanie dopytać, ale po co to zrobiliście, jaki był tego cel, a jaki rezultat osiągnęliśmy. I w ten sposób gdzieś tam razem wspólnie jesteśmy w stanie wyciągać wnioski.

Bolek: Takie krótka dygresja, bo trochę już o tym też mówiłaś wcześniej, ale ja często porównuję te sesje mentorskie do takiej trochę tajemnicy spowiedzi, w takim kontekście może nie duchowym i nie religijnym, ale w kontekście tej tajemnicy, że spotkania, ich treść zostaje między tymi dwoma osobami. Czasami za wyraźną zgodą jest to współdzielone na przykład z innymi mentorami SaunaGrow, którzy też mogą pomóc w danym konkretnym obszarze, ale nagrania nie są udostępniane, bo czasami też nagrywamy te spotkania za zgodą drugiej strony, po to, żeby można było do nich wrócić, ale nagrania nigdy nie są udostępniane ani przełożonemu tej osoby, czy przełożonej, ani innym osobom w organizacji i to, myślę, też buduje to zaufanie i powoduje, że my możemy tak naprawdę otwarcie rozmawiać i właśnie zadawać te pytania, które może ta osoba też powinna zadać, ale już jej nie wypada, bo za dużo w organizacji, tak. A my możemy, bo po prostu tego nie wiemy, więc możemy o to dopytać.

Natalia: Dla mnie to jest też oczywiste, właśnie przy tej relacji, że, no ja jestem tu dla tej osoby nie po to, żeby, nie wiem, mówić komuś innemu, jak ona działa tylko po to, żeby tak naprawdę jej pomóc, więc, no jesteśmy tu dla siebie nawzajem.

Bolek: No dobra, a co oprócz analizy danych? Jakie też inne obszary często do ciebie trafiają i jak tam jesteś w stanie pomóc?

Natalia: No to co lubię, w czym często działam, no to oczywiście budowa zespołu i rozwój zespołów, co wiąże się na samym początku z rekrutacją. Tu jako SaunaGrow też często wspieramy rekrutacje na różnych etapach już od samego początku przez pracę nad tym procesem rekrutacyjnym, nad ogłoszeniem często współtworzymy, czasami tylko gdzieś tam dajemy swoją opinię na temat tego, co ludzie tworzą. Czasami rekrutujemy za organizację, więc bierzemy to całkiem na siebie, czasami tylko uczestniczę w jakimś etapie, jako taka finalna rozmowa, żeby też ta moja osoba mentorowana przeze mnie, która rekrutuje do swojego zespołu, żeby usłyszała też moją opinię na temat tej osoby, więc to w kontekście rekrutacji. Przeprowadzamy też zadania rekrutacyjne ze względu na też naszą…, nie tylko ja oczywiście, bo to wszyscy mentorzy w SaunaGrow są zaangażowani w zależności od zespołu, mamy też szeroki zakres specjalizacji, więc w wielu obszarach jesteśmy gotowi do wsparcia.

Bolek: To chyba też często wynika z tego, że mamy kontakt z managerami, którzy niedawno tymi managerami zostali. Oni po prostu nigdy jeszcze wcześniej nie rekrutowali albo rekrutowali niewiele i jakby są świadomi tego, jak ważne jest to, żeby właściwą osobę zaprosić do zespołu, ale jeszcze tego po prostu nie robili. Więc tutaj też łatwo nam jest pomóc, tak prowadząc trochę tę osobę i ucząc ją tych takich podstaw managerskich, no bo bez umiejętności właściwego budowania zespołu to potem jest bardzo, bardzo trudno.

Natalia: Tutaj też tak właśnie osoby, które mentoruję, zawsze staram się zwracać im uwagę na, w kontekście rekrutacji, na to jak to jest istotne, jak to jest pilne, że nie należy polegać tylko na zespole HR, bo oni prowadzą rekrutację, oczywiście, ale jeżeli ta rekrutacja nie idzie tak jak powinna, nie mam tych osób, które powinnam już mieć w zespole, no to finalnie jest moja odpowiedzialność jako managera. Więc staram się też zwracać uwagę managerom na to, że to oni powinni się zaangażować, że naszą rolą nie jest tylko czekać, aż HR przyniesie mi gotowego kandydata, tylko proaktywnie też działać, jeżeli coś nie idzie po naszej myśli.

Bolek: No i właśnie to zwracanie uwagi, jak to jest niesamowicie istotna inwestycja, bo jeśli tu popełnimy błąd to potem będziemy jakby z konsekwencjami tego błędu bardzo długo się musieli mierzyć i to też czasami trzeba osobom mentorowanym przypominać. Jakie jeszcze obszary?

Natalia: W kontekście też tego budowania zespołu często uczestniczę w, jak by to nazwać, może nawet w restrukturyzacji zespołów. Oczywiście w pozytywnym tego słowa znaczeniu. W celu uzyskania lepszej efektywności, to się trochę wiąże z tymi danymi. Bo gdy patrzymy na dane, na efektywność zespołu, realizację celów, efektywność poszczególnych członków zespołu, jesteśmy też w stanie wiele wyczytać i zastanowić się nad tym, co możemy zrobić, żeby procesy optymalizować, żeby osiągać lepsze rezultaty, żeby może też gdzieś ciąć koszty finansowe też, ten koszt obsługi, na przykład w działach obsługi klienta, żeby był niższy, więc w takich zmianach też uczestniczę. Czasami podpowiadam z własnego doświadczenia, co można by było zrobić lepiej, inaczej i to też w kilku organizacjach zdarzyło mi się robić. To wiąże się również na przykład też z promowaniem osób na managerów czy team leaderów, bo w miarę rozwoju struktury musimy pamiętać o tym, żeby ona miała ręce i nogi, żeby nie zrzucać wszystkiego na jedną osobę. Już wielokrotnie mówiliśmy o tym, że żeby manager efektywnie wykonywał swoje zadania, on też nie może mieć nie wiadomo ilu osób pod sobą, bo musi je być w stanie odpowiednio wspierać. Więc tu budowa zespołu, restrukturyzacja, budowa, zaprojektowanie tej struktury, docelowej struktury tego, do czego chcemy dążyć za jakiś czas, to też są takie wyzwania w których zdarza mi się brać udział.

Bolek: I to się też przeplata znowu z tą rekrutacją, bo często ludzie są awansowani na managerów, gdzie tak naprawdę nie do końca tego chcą, albo nie wiedzą, czy tego chcą, nie do końca potrafią to robić, bo są świetnymi specjalistami w danym obszarze, ale niekoniecznie jakby muszą chcieć, czy lubić, czy potrafić zarządzać ludźmi, tak. To też jest czasami zdanie sobie sprawy z tego i weryfikacja, czy dana osoba ma ten potencjał, ochotę, żeby zawalczyć, to też nie jest takie oczywiste. Ale wspomniałaś też trochę o celach, które też się zmieniają, jak firma rośnie szczególnie, to jest bardzo dynamiczne. Bardzo często też pomagasz firmom w OKR-ach, czyli w Objective Key Results, czyli w tym zarządzaniu przez cele. Powiedz na czym dokładnie taka pomoc twoja polega? Bo przecież można sobie przesłuchać twój podcast, można sobie poczytać o tych OKR-ach dużo, no i co, powinno zadziałać?

Natalia: Ja też w tym odcinku podcastu mówię, że te OKR-y wbrew pozorom nie są proste do realizacji, to jest też praca, systematyczna praca nad tym, żeby się do nich przyzwyczaić, żeby nauczyć się, jak one działają, żeby zrozumieć tak naprawdę ich sens. To, po co one są i jak odpowiednio zrobione mogą się nam przysłużyć, mogą wnieść jakieś korzyści. I tutaj oprócz tego, że pomagam wprowadzać takie OKR-y, co już jest ciężką pracą przy tym, żeby ludzie zrozumieli, co jest naszym celem, co jest kluczowym rezultatem, a co jest zadaniem czy inicjatywą, którą podejmujemy. Bo to najczęściej widzę u klientów, że zadania, inicjatywy traktują jako swoje cele do zrealizowania, co jest podstawowym błędem tej metodologii. Więc tutaj zawsze jest ciężka praca z tym, żeby to zrozumieć, żeby zrozumieć jak to działa i żeby zrozumieć po co tak naprawdę nam te OKR-y, żeby burzyć silosy, żeby ta komunikacja była lepsza, żebyśmy wszyscy dążyli do tego jednego celu. I tutaj, no OKR-y to jest obszerny temat, bo mamy cele firmowe, które gdzieś tam zawsze wspieram, potem jest praca z managerami poszczególnych działów, żeby oni to dobrze zrozumieli, żeby oni stworzyli swoje OKR-y. Potem też oczywiście te kluczowe rezultaty, wskaźniki, które chcemy mieć, żeby ludzie zrozumieli, co jest naszym celem, co powinno być wskaźnikiem. Czyli właśnie, znowu, analiza danych, patrzymy na stan obecny, patrzymy na dane historyczne i dopiero wtedy gdzieś tam ustalamy cele na przyszłość, no bo bez tego to trochę jak wróżenie z fusów.

Bolek: Dla mnie jest niesamowite jak czasami firmy nas zaskakują, jak te OKR-y można prowadzić. Dla przykładu jedna z firm, oczywiście nazwy tutaj, no nie wypada mi mówić, ale zmienia swoje OKR-y co kwartał, tak? Czyli jest niby jest coś, co w naturalny sposób wydaje się dla wszystkich, którzy mieli z tym kontakt, że to wynika ze strategii, która wynika z wizji, misji, są jakieś cele trzy, pięcioletnie i z tego wyciągamy ten jeden rok najbliższy i tego się trzymamy, a tu się okazuje, że firma co kwartał zmienia te OKR-y, co powoduje, że zespół zupełnie nie wie, na czym się może skupić, ledwo się zdążył na czymś skupić to już teraz się musi skupiać na czymś innym i tak naprawdę to jest jeden wielki chaos.

Natalia: To jest właśnie mylenie OKR-ów z zadaniami, inicjatywami. To jest patrzenie krótkoterminowo i skupianie się na tym, co chcemy zrobić, a nie to, co chcemy osiągnąć.

Bolek: Ja też podczas takich spotkań mentorskich bardzo lubię takie kreatywne rozmowy na temat różnych pomysłów na to, jak można biznes posunąć do przodu. Czyli jakie inne wersje marketingowych działań, albo czasami może nawet model biznesowy można zmienić w takiej rozmowie i z jednej strony bardzo to lubię, bo też czasami ludzie mówią, że jestem kreatywny i wymyślam różne te tematy biznesowe, ale tutaj ważne jest to, żeby czasami się zastanowić, kiedy trzeba przestać wymyślać i zacząć wybrać, tak, jakby tą właściwą…

Natalia: I działać.

Bolek: …i działać, tak, bo to też nie można wprowadzać… Ja tu, myślę, że mam taką tendencję, że przez to, że mam jakby tę głowę dość pełną pomysłów, to czasami zarzucam naszych klientów różnymi jakby nowymi pomysłami, a w pewnym momencie trzeba zdecydować się, które z tych rzeczy robić, a które odrzucić. I w tym też zdarza się, że klientom pomagamy. Czyli pokazujemy im metody, jak wybrać to, co warto robić, a to, na czym się nie skupiać, bo czasami też ci, szczególnie nowi managerowie, mają to wyzwanie związane z tym, że oni nie wiedzą jak ogarnąć tak wiele różnych tematów, które się dzieją dookoła. I ze spotkania na spotkanie lecą i gdzieś im to ucieka. O tym też mówiliśmy w jednym z odcinków naszego podcastu. Więc to wsparcie też jest istotne.

Natalia: Priorytetyzacja też i to tak, jak ogarnąć sto pomysłów, te nasze odcinkowe, to na pewno jest pomocne, bo mówię o tym, jak priorytetyzować, nie łapać tych kilku czy kilkunastu srok za ogon, tylko skupić się na tym, co faktycznie doprowadzi nas do realizacji celów.

Bolek: I to jest często też to takie przyziemne wyzwania, o których rozmawiamy, to jest na przykład, jak delegować jakieś zadanie innym w zespole, jak zarządzać własnym czasem, żeby to było bardziej efektywne i to jest też coś, co dla mnie jest ciekawe w tych rozmowach, że one nie zawsze krążą, ściśle merytorycznie, dookoła tego, w czym jesteśmy, no my, jako mentorzy, w jakiś sposób doświadczeni, tylko po prostu są to wyzwania, które codziennie każdy człowiek pracujący ma. I dobrze jest, jak ma z kim je omówić i kogoś bez krępacji o to zapytać.

Natalia: Co więcej, to co powtarzam zawsze osobom, które mentoruję, to ja jestem tu po to po prostu, żeby czasami ich wysłuchać. Wiadomo, że czasami jesteśmy sfrustrowani, coś nam się nie podoba, gdzieś tam wkrada się demotywacja. To właśnie ja jestem też takim powiernikiem, jak mówiłeś trochę o tej spowiedzi, to tak właśnie jest, żeby wysłuchać.

Bolek: Czyli nie zawsze działać, tak, czasami tylko wysłuchać.

Natalia: Albo rzucić nowe światło na to co oni nam mówią, ja nie zostawiam nigdy tak tego bez akcji, staram się zawsze pokazać drugą stronę medalu tym osobom, czy perspektywę z tej drugiej strony. Ale też doradzić, co w takiej sytuacji można by było zrobić. Bo oczywiście, no frustrujemy się, to jedno, ale to my musimy proaktywnie działać, żeby nam było lepiej.

Bolek: Też taki inny aspekt, też nie wszyscy nasi klienci jakby to zauważają, a ci, którzy jeszcze naszymi klientami nie są tego nie wiedzą, ale staramy się żeby do każdej firmy było dwóch mentorów. I najlepiej przeciwnopłciowych, dlatego że jednak jest inne podejście do problemów. To nie jest tylko, że co dwie głowy to nie jedna, ale jakby co dwie totalnie różne głowy to nie jedna. I się okazuje, że tak jak lekarze, też ich tajemnica lekarska wiąże, ale między sobą oni mogą rozmawiać o konkretnych przypadkach i zastanawiać się jak tutaj wybrać najlepszą drogę. I my też staramy się, żeby u każdego z naszych klientów było przynajmniej dwóch mentorów z SaunaGrow, po to, żeby ci dwaj mentorzy między sobą mogli uwspólniać to, jak widzą całą organizację. Bo rozmawiając tylko z jedną osobą i często też tak się zaczyna nasza relacja z firmą, że rozmawiamy tylko z prezesem, tylko z właścicielem, ale dopóki nie zaczynamy rozmawiać z innymi ludźmi to my znamy punkt widzenia tylko i wyłącznie tego prezesa, tego człowieka. I nie sposób jest z czasem nie wejść w skórę tego człowieka i widzieć to tak samo, a w momencie kiedy jest więcej niż jeden mentor, rozmawiamy z kilku, czasami nawet kilkunastoma osobami w organizacji, to rysuje nam się taki obraz całości organizacji i wtedy znacznie lepiej jesteśmy w stanie doradzić organizacji, w którą stronę ona powinna się zmienić, a nie tylko poszczególnym osobom.

Natalia: Też każdy z nas ma inny punkt widzenia i też jest wrażliwy na coś innego. Czasami dobrze wiemy, że my z jednej rozmowy wyciągamy różne wnioski, które gdzieś tam uzupełniają i myślę, że o to uzupełnienie chodzi, żeby ta pomoc dla naszych klientów była dla naszych klientów jak najbardziej kompleksowa.

Bolek: A z takich mniej przyjemnych tematów, jakie wyzwania, czy jakie zadania trafiają, które nie jest miło, nie jest łatwo, ale też trzeba pomóc?

Natalia: No to poza tą demotywacją czasami tych osób, z którymi pracuję, co zawsze…, no nigdy nie jest łatwe dla tej konkretnej osoby, no to oczywiście rzuca nam się tutaj na pierwszy plan zwalnianie ludzi, ten nasz bardzo nieprzyjemny obowiązek każdego managera. I to nie jest łatwe z wielu względów, często wszyscy jesteśmy dość empatyczni albo staramy się przynajmniej być empatyczni, wiem, że nie chcemy krzywdzić innych ludzi. Zwolnienie to trochę jest takie krzywdzenie, bo wiemy, że coś tam u tej osoby się zmienia na niekorzyść, ale my, jako managerowie, musimy też dbać o te dwie strony. Czyli z jednej strony o ludzi, z drugiej strony o biznes. Często zdarza mi się też takie sytuacje, gdzie widzę, że managerowie pracują z daną osobą, dają im szansę, starają się, a to może nie do końca jest ten kierunek. Mówimy o tym zarządzaniu odchodzeniem pracowników i to jest oczywiście coś, co ja zawsze rekomenduję i zawsze powinno być wdrożone, ale też nie powinno nigdy trwać wieki. Czasami właśnie widuję, że wśród młodych, mniej doświadczonych managerów to jest takie, a jeszcze jedna szansa, a dobra, nie zdążyłam porozmawiać z nim, jeszcze coś tam robi, nie do końca wiem co, ale jest teraz spokój, albo coś dobrego zrobił…

Bolek: Czyli przez tą wrodzoną empatię odkładamy to, co jest negatywne, to co może się skończyć rozwiązaniem takiej współpracy, to co jest trudne też dla nas i wiemy, że będzie trudne dla drugiej osoby.

Natalia: Często jest też tak, że nigdy tego nie robiliśmy, nie wiemy jak to zrobić, dlatego to trochę odkładamy w czasie, więc ja też moim nieprzyjemnym obowiązkiem jest też czasami pomóc i w tym obszarze, w żegnaniu się z niektórymi ludźmi, jeżeli są do tego odpowiednie podstawy.

Bolek: To często wraca mi myśl, którą Henrik Zillmer, nasz swego czasu wspólny przełożony w AirHelpie, jak też był takim, no moim nie tylko przełożonym, ale i mentorem, mówił, Bolek, czy ty kiedykolwiek zwolniłeś kogoś za szybko. Ja tak pierwszy raz mówię, okej, jeszcze raz, o co ci chodzi? No a potem się okazuje, że faktycznie, jeśli już podejmiemy tę decyzję, że żeby jakby tę osobę zwolnić, rozstać z nią, jakby nie zadziałały wszystkie te próby, schematy, jakieś te próby, schematy, programy naprawcze to w 99% mamy takie wrażenie, kurczę, trzeba było to zrobić pół roku wcześniej. A nie, ojejciu, trzeba było…, jakby za szybko to zrobiłem. To wynika z tej naturalnej empatii, że nie lubimy zwalniać, nie jest to nic dobrego, a czasami taka nasza relacja mentorska, tak wracając trochę do meritum naszej dzisiejszej rozmowy, pomaga stwierdzić, że tak, to jest już ten moment i ja ci pomogę jak to zrobić, mimo że to nie jest proste.

Natalia: Bolek, tych wyzwań jest tyle, że na pewno nie starczyłoby nam czasu w tym podcaście, może kiedyś do tego jeszcze wrócimy, bo myślę, że to są fajne obszary, które też, gdzie ludzie, z którymi pracujemy, mogą odsłuchać ten odcinek i zastanowić się, no okej, może to jest obszar, który powinienem czy powinnam poruszyć następnym razem rozmawiając ze swoim mentorem.

Bolek: Zgadza się, to jest cała masa, ale to jest niesamowita frajda i przywilej, że możemy w taki sposób pomagać ludziom, którzy przez to, że są lepiej jakby zaopiekowani, pomagają swoim firmom. Dziękuję bardzo za rozmowę.

Natalia: Dzięki.

Kliknij, aby posłuchać lub nagrać komentarz głosowy