Jak prowadzić spotkania efektywnie? – kilka dobrych praktyk wpływających na ilość, jakość i efektywność Waszych spotkań.

Wielu z nas, szczególnie managerów, ale nie tylko, dochodzi do takiego momentu w życiu zawodowym, kiedy mamy wrażenie, że nasza praca to ciągłe spotkania. W dzisiejszym odcinku Natalia Laskowska o tym, że dobrze jest, raz na jakiś czas, zrobić przegląd spotkań, w których uczestniczymy i zastanowić się po co je organizujemy – jaką wartość wnoszą i co przez te spotkania chcemy osiągnąć.

Transkrypcja odcinka

Cześć!

W dzisiejszym odcinku trochę o spotkaniach.

Wielu z nas, szczególnie managerów, ale nie tylko, dochodzi do takiego momentu w życiu zawodowym, kiedy mamy wrażenie, że nasza praca to ciągłe spotkania.

Sama przerabiałam to na własnej skórze, w zasadzie od 9 do 17 uczestniczyłam w przeróżnych spotkaniach, a dopiero po 17tej mogłam skupić się na swoich zadaniach.

Nie jest to najlepsze wykorzystanie czasu, dlatego dobrze jest raz na jakiś czas zrobić przegląd spotkań, w których uczestniczymy i zastanowić się, po co je organizujemy – jaką wartość mają one wnieść, co przez te spotkania chcemy osiągnąć. 

Na pewno też każdy z nas uczestniczył w spotkaniu (pewnie nie jednym), które było mało efektywne. Zjawiamy się na czas, a tu okazuje się, że zaczynamy z opóźnieniem. Nie za bardzo wiemy czego spotkanie będzie dotyczyło, bo nie ma jasnej agendy. Wchodzimy w długie dyskusje, z których nic w zasadzie nie wynika. Potem kończy się godzina przeznaczona na spotkanie i wychodzimy z niego wyłącznie z wrażeniem straconego czasu… No zdarza się. Ważne, żeby nie zdarzało się zbyt często.

Strata czasu to w zasadzie strata pieniędzy. Tym większa im więcej osób w takim spotkaniu uczestniczy.

Tę stratę bardzo łatwo obliczyć, wystarczy, że pomnożymy długość trwania spotkania przez liczbę osób i średni koszt wynagrodzenia w danym czasie.

Choć czasami większą stratą może być to, czego innego przez ten stracony czas nie jesteśmy w stanie zrobić, czyli tak zwany koszt alternatywny.

No i pytanie: jak temu zaradzić?

Na pewno nie rezygnować ze wszystkich spotkań, bo nasza obecność na niektórych z nich jest kluczowa. Takimi spotkaniami są na pewno spotkania 1:1 z naszymi pracownikami. Tutaj systematyczność jest bardzo ważna i są to spotkania, z których po prostu nie możemy zrezygnować. O tym dlaczego opowiadam w osobnym podcaście, do którego wysłuchania oczywiście zachęcam.

Wspomnę tylko, że spotkania 1:1 to czas na poznanie naszych pracowników, ich motywacji, aspiracji zawodowych, dzięki czemu jesteśmy w stanie lepiej delegować zadania.

Spotkania to część z obowiązków, które możemy delegować.

Szczególnie spotkania projektowe czy produktowe. Sama uczestniczyłam w wielu spotkaniach z product managerami, a w związku z mnogością tematów związanych z obszarem, za który odpowiadałam, spotkań tych było przynajmniej kilka w tygodniu.

Z czasem część  spotkań byłam w stanie zdelegować na osoby, którym powierzyłam odpowiedzialność za pewne obszary. Mogłam to zrobić, dzięki systematycznym spotkaniom 1:1, które umożliwiły mi poznanie ludzi i zbudowanie zaufania.

Pozwoliło mi to też na jasne określenie moich oczekiwań i wiedziałam, że mimo iż nie będę uczestniczyć w niektórych spotkaniach, to nic mnie nie ominie. Wypracowaliśmy sobie taki sposób komunikacji, że na spotkaniu zawsze uwzględniano moje uwagi (jeśli jakieś miałam), a ja zawsze byłam odpowiednio poinformowana o tym jakie decyzje na spotkaniu zostały podjęte. W ten sposób zaoszczędziłam trochę czasu, rezygnując z części spotkań, a tym samym budowałam zaangażowanie innych ludzi, wpływałam na ich motywację, powierzając im trochę więcej odpowiedzialności. To rozwiązanie, z którego korzyści czerpią obie strony, pod warunkiem że mamy komu takie zadania delegować.

Pewnie też zdarzyło się Wam być na spotkaniu ciałem, ale nie duchem, bo w myślach byliście kompletnie gdzie indziej: analizowaliście któreś z wyzwań lub nie daj boże odpisywaliście na maile. To często problem spotkań o charakterze regularnym – spotykamy się co tydzień i coś tam omawiamy. Albo takich, gdzie zapraszamy każdego, bo im więcej tym lepiej, a na pewno nie zaszkodzi…

Czasami jednak mniej znaczy więcej, a to “coś tam” w przypadku spotkań musi być zawsze jasno zdefiniowane.

Każde spotkanie powinno mieć jasno określony cel.

Bo jak już musimy się nad nim zastanowić, to może okazać się, że jednak spotkanie jest niepotrzebne. Że może sprawę załatwi email. Jeśli spotkaniem ma być monolog, bo chcemy coś tylko zaprezentować, może lepszym pomysłem byłoby rozesłać prezentację, dać czas na zapoznanie się, przesłanie pytań czy komentarzy i ewentualne wspólne omówienie jeśli zajdzie taka potrzeba. Ten sposób jest na pewno bardziej efektywny, zwłaszcza w sytuacji, gdy ktoś oczekuje naszego feedbacku. Bo mogę na spokojnie temat przemyśleć i przeanalizować w momencie, który jest dla mnie odpowiedni.

I tu taka myśl – nie bójmy się odwoływać spotkań, jeśli nie mamy odpowiednich tematów do przepracowania wspólnie lub jedyny temat na agendzie może być przepracowany np. mailowo.

To nic złego, to oszczędność czasu czasem kilku osób. Oczywiście dobrze jest odwoływać spotkania przynajmniej z 1-dniowym wyprzedzeniem, a nie na 15 minut przed spotkaniem, a co gorsza tuż po rozpoczęciu spotkania.

Ale wracając do celu, o którym wspomniałam. Każde spotkanie powinno mieć jasno określony cel i agendę. Ale celem nie jest sformułowanie w stylu “pogadajmy o projekcie xyz”.

Celem spotkania są konkretne punkty, które chcemy omówić i konkretne rezultaty, które chcemy osiągnąć.

I bardzo ważne jest, żeby ten cel i agendę uwzględnić już na etapie zaproszenia. Bo co robimy jak dostajemy zaproszenie w kalendarzu na spotkanie np. o tajemniczej nazwie “Update” czy wspomniany wcześniej “projekt xyz”? Ja dopytuję osobę organizującą czego to spotkanie ma tak dokładnie dotyczyć, czego ode mnie ta osoba oczekuje, jak mam się przygotować…I mówiąc o efektywności, no słabo to wychodzi, bo muszę poświęcić czas na dopytanie, osoba organizująca na wyjaśnienie mi tego celu. A jak w zaproszeniu jest więcej osób, które dopytują, takich konwersacji jest kilka… Umieszczenie odpowiedniej informacji w zaproszeniu na pewno by nam wszystkim ułatwiła.

Idąc krok dalej, znam takich, którzy takie puste zaproszenia odrzucają. Jest to jakiś sposób na wymuszenie nauki efektywności. Ale lepiej zapobiegać niż leczyć.

No dobrze… Jak już wiemy po co chcemy zorganizować spotkanie i utwierdziliśmy się w tym, że ono faktycznie musi się odbyć, bo nie osiągniemy założonego celu, stosując inną formę komunikacji,  czas zastanowić się kogo na tym spotkaniu potrzebujemy?

Kogo powinniśmy zaprosić na spotkanie?

Nie przywiązujmy się za bardzo do powiedzenia, że “im więcej tym lepiej”, nie myślmy o tym, że nie zaszkodzi doprosić jeszcze paru osób… Raczej miejmy na uwadze to, że spotkania w szerokim gronie są zazwyczaj o wiele mniej efektywne. Dlaczego? Bo trudno wtedy o uwagę każdej z obecnych osób. Ludzie w tak szerokim gronie często czują się też mniej zobowiązani do aktywnego uczestnictwa. Wiadomo, że nie każdy będzie miał szansę się wypowiedzieć.

Słyszałam o takiej zasadzie, żeby nie organizować spotkania, na którym dwie pizze nie mogłyby wyżywić całej grupy.

I coś w tym jest – takie 5-6 osób na godzinnym spotkaniu to w zasadzie max, żeby każdy miał szansę do przemówienia i żeby każdego zaangażować do aktywnego uczestnictwa.

Organizując spotkanie, bardzo ważna jest jeszcze jedna kwestia: czas, który na spotkanie chcemy przeznaczyć, czyli ile to spotkanie ma trwać?

Zgodnie z prawem Parkinsona, praca rozwija się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej wykonanie.

Jeśli więc zazwyczaj organizujemy godzinne spotkania, spróbujmy skrócić je do 45 minut. Zmotywuje nas to też do przestrzegania agendy i nie wydłużaniu dyskusji na tematy niezwiązane. A gdy pojawią się jakieś nowe, ważne tematy – zaparkujmy je. Zapiszmy w notatkach i wróćmy do nich w innym odpowiednim czasie, w dopasowanym do dyskusji gronie.

Notatki.

Też bardzo ważna kwestia. Dobrze jest z każdego spotkania mieć materiał do dalszej pracy. Ale co jeszcze ważniejsze, to żebyśmy przy każdej omawianej kwestii i ustalonym zadaniu do wykonania określali kto za to będzie odpowiedzialny i do kiedy zadanie należy zrealizować. Dopiero w tym momencie mamy kompletną notatkę, do której dostęp powinni mieć wszyscy uczestnicy spotkania.

Bez spisanych zobowiązań, mogę założyć się, że po kilku dniach większość osób nie będzie pamiętać co ustaliliśmy, na co się umówiliśmy, kiedy pewne rzeczy powinny się zadziać i jakie są kolejne kroki.

Nie będziemy też w stanie wyegzekwować rezultatów, no a przez to może nawet zrealizować ważnego projektu na czas.

Taka notatka może znajdować się w tym samym pliku co agenda. A jeśli tego typu spotkania odbywają się regularnie, to ten sam plik powinien nam służyć na każde z nich. W ten sposób na kolejnym spotkaniu łatwo możemy wrócić do tego, co ustaliliśmy poprzednio i omówić efekty realizacji zadań.

Z innych ważnych zasad, wymieniłabym też rozpoczynanie i kończenie spotkania o czasie.

I tu chyba nie muszę zbytnio rozszerzać tej myśli, mówiąc o tym, żeby szanować wzajemnie swój czas i nie spóźniać się. Zwróciłabym tylko uwagę na to, że o ile spotkania f2f w sali konferencyjnej są dość oczywiste i jak już na nie dotrzemy to możemy zaczynać, to spotkania on-line, dość mocno rozpowszechnione w dzisiejszych czasach, mogą nieraz nas zaskoczyć i czasami stanowić dodatkowe wyzwanie technologiczne.

Warto jest więc przetestować narzędzie, uruchomić konferencje nieco wcześniej, żeby również uczestnicy na czas mogli dostosować swoje ustawienia, żebyśmy się wszyscy dobrze słyszeli, ale też widzieli.

To bardzo ważne, żeby w czasie spotkań online uczestnicy korzystali z kamerki.

W ten sposób jesteśmy w stanie zwiększyć uwagę i wpłynąć na zaangażowanie uczestników w dyskusję. Mając włączoną kamerkę trudniej jest odpisywać na maile, czy zajmować się innymi zadaniami. A poważniej, widząc uczestników jesteśmy w stanie łatwiej się dogadać. Mowa ciała, mimika są bardzo ważne w komunikacji. A przecież chodzi nam o efektywność spotkań. Włączając kamerę, na pewno zyskamy na poprawie efektywności.

I jeszcze jedno, wydawać by się mogło oczywiste, a jednak zdarza nam się o tym zapominać – jeśli planujemy spotkania, pamiętajmy o zachowaniu przynajmniej 10-15 minutowego odstępu między jednym a drugim. Spotkania czasami się przedłużają, warto mieć więc mały zapas, żeby nie spóźnić się na kolejne. Albo żeby zaparzyć sobie świeżą kawę.

Jeśli dotrwaliście do tego momentu, to mam nadzieję, że równie wytrwale będziecie pracować nad wdrożeniem tych kilku dobrych praktyk wpływających na efektywność Waszych spotkań. Zachęcam Was również do podzielenia się linkiem do tego podcastu z osobami, z którymi na co dzień uczestniczycie w spotkaniach. Rozpowszechnijmy tę wiedzę w organizacjach, żeby nam wszystkim pracowało się lepiej i efektywniej.

Jeśli chcecie dowiedzieć się więcej i poznać ten temat również od strony praktycznej, lub potrzebujecie pomocy w zdefiniowaniu swoich potrzeb i ułożeniu procesu komunikacji, bardzo chętnie wesprzemy Was w tym temacie. Zachęcam do kontaktu z nami na SaunaGrow.com

Dziękuję i do usłyszenia!

Kliknij w obrazek, aby posłuchać lub nagrać komentarz głosowy

Nie przegap kolejnych odcinków. Zostaw email lub słuchaj na Spotify / Apple Podcast